社内コミュニケーションとは？基本と活性化の取り組み 7つのアイデア

「社内コミュニケーションに課題を抱えている」という企業は、少なくありません。

たとえば、こんな声を聞くことがあります。

「職場の雰囲気がギスギスしていて、離職する従業員が増えている」
「最近の若い子たちと、うまくコミュニケーションが取れない」
「経営陣と従業員との間に溝があり、従業員の不満が高まっている」

こういった悩みの解決策として、社内コミュニケーション活性化の取り組みがあります。

この記事では、社内コミュニケーションについて基礎解説をしたうえで、実際の取り組み施策のアイデアをご紹介します。

社内コミュニケーションの活性化を、具体的なアクションプランに落とし込んで実行していくために、ご一読ください。

1.社内コミュニケーションとは？基本の知識

そもそも「社内コミュニケーション」とは何でしょうか。あらためて基本の知識から、確認しておきましょう。

1-1.社内コミュニケーションの定義

社内コミュニケーションは、英語では「IC（Internal Communication：インターナルコミュニケーション）」といい、重要な経営戦略のひとつとして位置づけられます。

組織、経営陣、部門、従業員といった、組織内のあらゆる情報交換および情報共有を、社内コミュニケーションと呼びます。

社内コミュニケーションの種類や形態は、組織によって多種多様です。

【社内コミュニケーションの例（広義）】

広義では、雑談や同僚との日常的なランチも含めて、すべてが社内コミュニケーションといえます。

一方、経営戦略の一環として捉えるときには、以下のような施策に重点を置いて、社内コミュニケーションの用語が使われます。

1-2.社内コミュニケーションの目的

欧米諸国では、ICマネジャーやIC部を配置し、組織にIC機能を持たせている企業が珍しくありません。

その目的を一言でいえば、「従業員エンゲージメントの向上」です。

英国政府による資料では、効果的な社内コミュニケーションが従業員エンゲージメントを向上させると示唆されています（出典：MacLeod & Clarke, 2009）。

従業員エンゲージメントは、従業員が組織に深く関与する熱意を持ち、当事者意識を持って業務に携わる意欲のある状態を表す概念です。

従業員エンゲージメントが高い企業では、従業員が受け身ではなく、企業が掲げるビジョンや価値観に共感して、自発的に行動するのが特徴です。離職率は低く、生産性が高い傾向にあります。

従業員エンゲージメントを向上させる施策として、社内コミュニケーションは重要な役割を担います。

詳しくは「エンゲージメント経営とは？効果的な手法と組織づくりの実践ポイント」の記事も、ご覧ください。

2.社内コミュニケーションに関する課題の近年動向

近年、社内コミュニケーションに注目する企業が増えているのは、課題を抱えていることの裏返しともいえます。

動向として、次の3つの観点を押さえておきましょう。

2-1.世代間ギャップ

1つめは「世代間ギャップ」です。

一例として、

「若い世代の従業員は、SNSやメッセージアプリに慣れ親しんでいる一方で、職場など公の場での対面コミュニケーションに慣れていない」

という指摘があります。

たとえば、以下のような経験があるかもしれません。

あるいは逆に若い世代から見ると、古い慣習にとらわれた非効率に思える情報伝達や、過剰な礼儀正しさや過度な配慮を求められる息苦しさが、あるかもしれません。

個人差もあるため、かならずしも“世代間の問題”と一括りにはできませんが、多くの職場が、世代間のコミュニケーションに、課題を抱えています。

2-2.人材の多様化

2つめは「人材の多様化」です。

職場のダイバーシティが進んだ結果、さまざまな価値観やバックグラウンド・文化の違いを持つ人たちが、ひとつの職場に集まるようになりました。

人材の多様化は、もちろん歓迎すべきことではありますが、社内コミュニケーションは難しくなることがあります。

暗黙知の前提が異なっていると、一方が当たり前と思っていることが、他方には理解されていないケースが生じるためです。

誤解や、誤った判断が生じやすくなるため、適切な対策を講じる必要があります。

2-3.情報過多による弊害

3つめは「情報過多による弊害」です。

私たちは、今までになく大量の情報に囲まれながら生活しています。勤務先企業や職場に関する情報も、例外ではありません。

SNSで展開される批評や、経営者に対する評価、転職サイトのレビューなど、従来なら目にする機会のなかった露骨な内容や、真偽不明の情報があふれている時代です。

外部からの情報で従業員が悪影響を受けるリスクがあることは、留意しなければなりません。

社内コミュニケーションを活性化して事実を共有し、つながりを強化する必要性が増しています。

3.社内コミュニケーション施策に着手するプロセス

ここから実践に関して話を進めていきたいのですが、最初に次の3つのプロセスを経ることが重要です。

というのは、社内コミュニケーション施策は多種多様であり、自社のニーズに合わない施策を実行しても効果が期待できないためです。

以下で詳しく見ていきましょう。

3-1.自社が抱える課題の特定

1つめのプロセスは「自社が抱える課題の特定」です。

先ほど、俯瞰してみると、現代の企業は以下の課題を抱えていることをご紹介しました。

さらに細分化して、自社特有の課題を突きとめていきます。たとえば、次のような課題が考えられます。

【例1：業務上の情報共有の課題】

【例2：従業員の定着やエンゲージメントの課題】

以下に、課題を特定するプロセスの例をご紹介します。

【コミュニケーション課題を特定するプロセス】

3-2.対策する課題の優先順位づけ

2つめのプロセスは「対策する課題の優先順位づけ」です。

課題の洗い出しを行った結果、大量の課題が発見されるかもしれません。

手当たり次第に対策をスタートするのではなく、組織にとっての優先順位を明確にしてから、行動することが重要です。

たとえば、以下のような基準で優先順位を検討しましょう。

【優先する基準の例】

検討材料として、関連データを分析すると、合理的な判断ができます。

【関連データの例】

3-3.費やせる予算・リソースの確認

3つめのプロセスは「費やせる予算・リソースの確認」です。

予算やリソースの範囲を事前に把握しておくことで、優先順位に応じた適切な配分が可能になります。

まずは、社内コミュニケーション施策のための予算を、経営計画の中で確保します。

どの程度の投資を行うかは、企業の状況によって異なります。ただし、企業の将来を見据えると一定の投資は必要です。

参考情報として、社内コミュニケーション施策に関連した助成金や補助金を受けられる可能性があります。所属団体や所在地の自治体の最新情報を確認しておきましょう。

参考：国・東京都等の支援施策一覧 （東京商工会議所）

次に、社内コミュニケーション施策を主導する担当者をアサインします。

社内コミュニケーション施策の担当者として適任なのは、人事部・総務部・経営企画部などのメンバーで、コミュニケーションスキルに長けている人物です。

彼ら彼女らが必要な時間とリソースを確保できるように、他業務を適切に調整することも大切です。

4.社内コミュニケーション活性化の取り組み 7つのアイデア

課題が特定でき、優先順位も明確になったら、どのような施策を実行していくか候補を挙げて、最適な策を取捨選択するフェーズに入りましょう。

ここでは、具体的な取り組みのアイデアを7つ、ご紹介します。

4-1.社内報

1つめの施策は「社内報」です。

社内報とは、定期または不定期に発行される社内向け情報誌のことですが、近年ではWebメディアで社内報を構築する企業が増えています。

経営陣のメッセージや、各部署の活動報告、社員インタビューなど、企業が抱える課題に応じたさまざまなコミュニケーションを展開できます。

【解決できる課題の例】

社内報は、「社内コミュニケーションの基盤」として機能するため、どのような課題を持つ企業にも、ファーストステップとして推奨される施策です。

まだ社内報を導入していない企業は、社内コミュニケーションの基盤がない状態といえます。まずは導入するだけでも、社内コミュニケーションの活性化に手応えを感じられるでしょう。

合理的・効果的に社内報を推進するためには、社内報テックの活用がおすすめです。

【社内報テックの例】

詳しくはこちら

4-2.社内SNS

2つめの施策は「社内SNS」です。

社内SNSは、 従業員同士の交流を促して、コミュニケーションを活性化させるために有益です。

【解決できる課題の例】

「いいね！」などのリアクションで気軽にコミュニケーションを図れるため、年齢層の若い従業員が多い企業におすすめです。

具体的なサービスとしては、以下があります。

※補足：前述の社内報テック「WORKSTORY」は、社内SNS機能も含有しているオールインワンタイプです。WORKSTORYを導入する場合は、ほかの社内SNSツールを新たに導入する必要はありません。

詳しくは「WORKSTORYの機能紹介ページ」にて、ご確認ください。

4-3.メンター制度

3つめの施策は「メンター制度」です。

メンター制度とは、新入社員や若手社員（メンティー）に対して、先輩社員（メンター）が相談役として付き、業務外の人間関係なども含めたサポートを行う制度です。

【解決できる課題の例】

離職率の高さに悩む企業や、これから人材採用を積極的に進めたい成長中の企業にとって、メンター制度の導入は、重要な役割を果たします。

メンター制度導入のはじめの一歩としては、専門書籍に目を通すことをおすすめします。メンター候補の選定方法や、メンターの役割など、事前に学ぶべきことが多いためです。

【参考：メンター制度の関連書籍】

 渡辺 三枝子、平田 史昭『メンタリング入門』

4-4.社内サークル・部活動

4つめの施策は「社内サークル・部活動」です。

仕事とはまた別の、共通の趣味を通じたコミュニティを社内に構築することで、社内コミュニケーションを活性化できます。

【解決できる課題の例】

たとえば、株式会社サイバーエージェントが福利厚生の一環として実施している部活動制度「CArcle」は、成功事例として知られています。

以下はサイバーエージェントのWebサイトからの引用です。

出典：株式会社サイバーエージェント

具体的な実践としては、以下の株式会社カカクコムの運用が参考になります。

出典：株式会社カカクコム

4-5.社内交流イベントの開催

5つめの施策は「社内交流イベントの開催」です。

異なる部署の従業員が集まり、楽しみながら交流を深められるイベントを定期的に開催することで、つながりを強化できます。

【解決できる課題の例】

「イベント」というと、歓送迎会や忘年会などが思い浮かぶかもしれません。しかし、より幅広い視点で、自社に合うイベントを企画してみましょう。

【社内交流イベントの例】

社内交流イベントの開催は、チームワークを重視する企業や、コミュニケーションが希薄で悩んでいる企業におすすめです。

4-6.社員食堂・ランチスペース

6つめの施策は「社員食堂・ランチスペース」です。

“お昼の時間”をコミュニケーション活性化に有意義に使えると、定着のしやすさや継続性の面で利点があります。

社員食堂の導入や、集まってお弁当を食べられるランチスペースの設置を検討しましょう。

【解決できる課題の例】

中小企業でも導入しやすい、社員食堂に代替する福利厚生として、置き型社食「オフィスおかん」のようなサービスもあります。

オフィスに設置した冷蔵庫へ、健康的なお惣菜が配送されるサービスで、ランチスペースの活用促進に有効です。

4-7.部署横断プロジェクト

7つめの施策は「部署横断プロジェクト」です。

部署横断プロジェクトは、異なる部署や職種の従業員が協力して取り組むプロジェクトのことです。

コミュニケーションを促進すると同時に、新たなアイデアやイノベーションを生み出すことにもつながる、一石二鳥の施策といえます。

【解決できる課題の例】

以下は、部署間横断プロジェクトの一例です。

部署間横断プロジェクトは、シナジー効果で新たな価値を創造したい企業や、フレキシブルに行動できる組織づくりを目指す企業におすすめです。

5.社内コミュニケーションの活性化を成功させるポイント

最後に、社内コミュニケーションの活性化を成功させるポイントを3つ、お伝えします。

5-1.経営トップのコミットメント

1つめは「経営トップのコミットメント」です。

トップ自身がコミュニケーションの大切さを理解し、率先して行動することで、組織全体のコミュニケーション活性化が促進されます。

たとえば、以下のような取り組みが挙げられます。

経営トップがコミットメントすると、従業員もコミュニケーション活性化への取り組みを真剣に受け止め、組織全体での改善が加速していきます。

5-2.適切なツールと環境の整備

2つめは「適切なツールと環境の整備」です。

本記事では、社内コミュニケーション活性化にとくに効果的な施策を優先してご紹介しましたが、ほかにもさまざまなツールが存在します。

【ツールの例】

自社に合うツールを選定し、組み合わせながら活用していきましょう。

以下のような研修を利用して、適切な社内コミュニケーションを学べる環境を整備することも、有効です。

【研修の例】

5-3.継続的な改善とチャレンジ

3つめは「継続的な改善とチャレンジ」です。

社内コミュニケーションに関する施策には、終わりがありません。長期的な視点で継続する必要があります。

定期的に実績のレビュー（評価）を行い、改善点を洗い出して、ブラッシュアップしていくことが重要です。

具体的には、以下のような取り組みが挙げられます。

コミュニケーションのあり方は、社会情勢や従業員の成長、人材の入れ替わりなどによっても、変わっていきます。

新しいコミュニケーション施策にチャレンジしたり、デジタル技術を取り入れたりと、変化を持たせることも意識しましょう。

変化が新しいコミュニケーションのきっかけを作り、さらに社内コミュニケーションの活性化が進んでいきます。

6.まとめ

本記事では「社内コミュニケーション」をテーマに解説しました。要点をまとめておきましょう。

社内コミュニケーションに関する課題の近年動向として、次の3つのポイントがあります。

社内コミュニケーション施策に着手する際には、次のプロセスを踏みましょう。

社内コミュニケーション活性化の取り組み 7つのアイデアとして、以下をご紹介しました。

社内コミュニケーションの活性化を成功させるポイントは、こちらです。

現在は社内コミュニケーションに悩みを抱えていても、具体的な施策を実行することで、変化を確実に実感できます。さっそく、自社が抱える課題の特定から、着手していきましょう。