メールでの一斉送信が非効率…
離れた店舗間でもやりとりしたい…
もっと明るいコミュニケーションを活性化させたい…
そうした理由から、現在社内SNSを検討する企業が増えています。
2017年には、ビジネスチャットツールを導入している企業は、全体の28.1％にのぼります。（出典：大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査）
社内の人だけと繋がることが出来る社内SNSは、ビジネスチャットツール以外にも、社内報やタイムライン形式など様々なものがあり、導入するにもどのツールが良いか悩んでしまいます。
この記事では、私たちが実際に使っているツールをはじめ、様々なツールを特徴、悩み別に比較できるようにしました。また、導入の際の失敗事例や成功させるポイントも抑えながら、失敗せずに社内SNSを導入する方法まで徹底的に紹介していきます。
是非、自社がどんなSNSを選べばよいかの参考にして下さい。
自社に合った社内SNSを導入して、業務効率化やコミュニケーション活性化に活かしましょう！
１、変化した『情報共有』社内SNSの目的とは？
２、実際に試した！おすすめSNSツール9個を徹底比較
２－１、目的別！おすすめツール9選
２－２、機能・料金比較表
２－３、社内SNSを選ぶポイント
３、失敗を防ぐ！導入の時のポイント
３－１、よくある社内SNS失敗事例
３－２、導入を成功させるための3つのポイント
４、まとめ
１、変化した『情報共有』社内SNSの目的とは？
社内SNSとは、社内のメンバーだけが閲覧可能なSNSのことを指します。
個人のプライベートを公開するSNSとは異なり、組織として仕事を効率よく、効果的に進めるために活用するSNSになります。
よりビジネスに特化したLINEやFacebookなどとイメージするとわかりやすいかもしれません。
業務を効率化するためのものとして、情報共有はもちろん、タスク管理やスケジュール共有などに利用されていることが多いです。
上司から部下への一斉送信が基本のメールとは違い、双方向コミュニケーションが取りやすい利点があります。
そんな社内SNSは、どんな目的をもって企業に導入されているのでしょうか。
ある２つの変化で急激にニーズが高まりました。
①コミュニケーションの変化
直接対話が当たり前だった時代から、電話やメールに移り変わり、メールに代わって、SNSでコミュニケーションを取ることが「普通」になってきました。
チャットやタイムラインなど、リアルタイムにやりとりができるSNSがビジネスでも重宝されるようになってきたのです。
②働き方の変化
IT技術や働き方改革によって、日本の働き方もどんどん変化しています。在宅勤務やリモートワークなど会社ではない場所で働くことが可能になり、育休産休制度やフレックス制度など時間に縛られない働き方も推奨されています。
今までは営業先から帰社して作成していた資料の提出や、社員が顔を合わせない日の情報共有など、SNSを必要とする場面が増えたことが、SNSの普及に拍車をかけました。
働き方改革は残業の削減だけではなく、終身雇用が崩れ、人材の価値が見直されるにあたって、社員の働きやすい環境を整えていく取り組みです。
社内SNSは、退職や転職を選ぶ人が増えている中、定着率を上げるために社員が安心して働く環境を作ることを目的に導入されることが多いです。
また、社員にとっての「心理的安全性」の確保は、組織の生産性を上げる唯一の方法であると2015年にGoogle社が発表しています。
最新の社内SNSはここに着目し、社員の離職を防止する機能を備えているものが出てきています。
例えば、Talknoteなどに見られる解析機能は、社員のSNSの使い方を管理画面で把握し、アクションが少ない社員やログイン時間を解析することで社員の退職傾向をアラートしたりします。また、&lifeでは社員が毎日のコンディションに答え、社員のモチベーション傾向を管理画面で把握するコンディションチェック機能があります。
それ以外にも、上司と部下間のコミュニケーションに安心感を持たせるために気軽なスタンプを使うことができたり、拍手やポイント制で相手のアクションを評価したり、コミュニケーションの活性化を促す機能も取り入れられています。
２、実際に試した！おすすめSNSツール9個を徹底比較
ここでは、弊社で実際に社内SNSを検討していた時に調査し、使用した情報をもとに、悩み別におすすめのツールを紹介していきます。
どの社内SNSも情報共有が出来るのは大前提。その上で、他の特徴が自社の目的に合うかどうかに注目して選んでいきましょう。
各ツールの画面設計にも注目して下さい。
２－１、目的別！おすすめツール9選
カテゴリに分けて紹介しますが、使い方は各企業次第です。
ここではあくまで推奨する使い方としてのカテゴリになるので、参考にして下さい。
▼業務チャット系
とにかく便利に情報共有したい
リアルタイムなやりとり、ファイル共有を行いたいなら断然『chatwork』
チャットワークは直感的に操作できるため、マニュアルなどを見ずに使いはじめられることが特徴です。日本発のサービスのためマニュアルやヘルプも細かく、安心して使えます。
もちろんセキュリティも万全。導入企業はなんと12,700社！
タスク管理やファイル共有は勿論のこと、精密な検索機能など便利な機能が揃っているため使い方のコツを掴むとさらに効率が上がり、生産性が高まります。弊社でも活発に活用しています。
エンジニアのコミュニケーションを円滑にしたい
DropboxやZendeskなど、外部サービス連携が豊富な『Slack』
Chatworkと比較されることも多いサービス、Slackも定番の業務チャットです。Slackは、どちらかというとエンジニアやプログラマーといった技術系の職種におすすめ。というのも、コードの共有が出来ることに加え、DropboxやZendeskといった便利な外部サービスとの連携がとにかく多いです。海外で人気を得ている証拠でもあります。
UIはシンプルで使い勝手が良いと評判ですが、ヘルプなどは英語になってしまうため、ITツールに慣れていない社員が多い会社にはあまり向かないかもしれません。
チームの生産性を上げたい
Todo管理やビデオ会議、検索機能で生産性を追及した『tocaro』
チャット形式のコミュニケーションツールtocaroの特徴は、直感的なデザインと整理や検索、進捗管理がしやすいこと。ビデオ会議やコンタクト管理、横断検索などリアルタイムコミュニケーションに優れた基本機能が充実しています。
その機能性に惹かれて導入している企業が多く、業務のためのコミュニケーションであれば便利に使えるツールでしょう。連携作業が必要な部署などに特にオススメです。
伊藤忠テクノソリューションズが展開しているところも信頼できます。
とにかく安く導入したい
一人追加で180円。料金プランがシンプルな『Incircle』
機能性はシンプルでいいからとにかく安く導入したい！という企業におすすめなのが、1ユーザー180円～のシンプルなプランのビジネスチャットIncircle。導入時に社員に特別な教育を行わなくても利用できるところが魅力です。UIはchatworkに似ています。基本機能はシンプルですが、ルーチン業務を代わりに行うAIを利用したチャットボットなど、拡張機能が充実しており、シンプルなものから初めて拡張していきたい企業にもおすすめ。
警察のシステムなどを手がける企業が作るシステムのため、信頼感や実績も文句なしです。
▼みんなに共有SNS系
教育のコストを削減し、効率化したい
研修要素を取り入れて社員の士気を上げたいなら『エアリー』
エアリーの共有機能自体は至ってシンプルですが、従業員満足度や定着率向上を目的としているだけに、システム上でe-ラーニングを利用した研修が出来るのは嬉しい機能です。期日を決めて受講のアラートを出したり、研修成果や日報などを「提出物」としてタスク付けすることも可能。
新人教育などに無駄なコストを割きたくない！という企業に是非おすすめしたいシステムです。
同社は内定者向けのエアリーフレッシャーズや女性活躍推進のためのエアリーダイバーシティなども展開しており、そちらもターゲットに特化した便利な機能があります。
離職をカバーしたい
アクションのログで退職者を検知する『トークノート』
多くの導入実績を誇るトークノートの特徴は、管理画面でのアクションログ機能。システムを利用していた時間からオーバーワークを検知したり、コミュニケーション量を可視化することができます。利用者個々のアクションの傾向から、モチベーションをはかり管理者にいちはやくアラートを出す「アクションリズム解析」機能は特許も取得しています。
店舗展開の多い企業など、社員の状況を把握したい企業におすすめです。
UIはLINEに少し近く、スタンプでラフなコミュニケーションが取れます。
ノウハウやナレッジの共有が不便…
Q&Aを駆使してナレッジをみんなで共有できる『beat shuffle』
Beat Shuffleはナレッジ共有におすすめしたいツール。ほかに比べて特徴的なのは、通常の情報共有以外にQ&A項目があるところ。ここにノウハウやナレッジを溜めていくことができます。
検索機能で過去の質問も気軽に検索。既読/未読判断が出来るのも、業務のやりとりでは意外と嬉しいポイントです。
SNSになじみがなく使えるか不安…
信頼のFacebookが提供する『Workplace』
https://www.facebook.com/workplace
Workplaceは世界中で使われているビジネス版Facebookです。多くの人がなじみ深いFacebookのUIがそのまま使えて、ページ自体は社内だけのクローズドなもの。Facebookに登録していないユーザーも利用できます。
多くの企業で導入されているためセキュリティや継続性も安心。最初のSNSで社内に浸透するかわからない…という企業でも導入のハードルを低くできるので、おすすめです。
▼次世代型SNS+社内報系
会社を把握してリアルなコミュニケーションを活性化したい…
お互いを知り、社内を明るくする社内報つきSNS『WORKSTORY』
テーマに沿ったお題や写真で楽しく共有しながら、社員個人や会社の取り組みのデータを蓄積していける社内報としても活用できるエンゲージメントツール。
互いの理解を深めることで社内を活性化し、離職防止につなげていくことを目的にしています。「記事テーマ設定機能」や「更新の催促アラート機能」といった更新を促すための機能。また、社員の詳しいQ&Aプロフィールやコンディションチェック・分析機能で個人のことを詳しく知ることが出来ます。もちろんメッセージ機能やコミュニティ作成、共有ファイルストレージや動画投稿など、SNSには当たり前の機能も完備。
社員が安心して働ける環境作りや、リアルなコミュニケーション活性化を目指す企業におすすめしたいツールです。
２－２、機能・料金比較表
ここでは、2-1で挙げたシステムの機能と料金を徹底比較していきます！
SNSの主な機能の有無や、料金プランを比較しながら自社に合ったものを探しましょう。
【機能比較表】
【料金比較表】
２－３、社内SNSを選ぶポイント
社内SNSを選ぶ際には、以下の点に注目して選ぶことを注意しましょう。
・自社にとっての使いやすさ
・UI
・価格プラン
・セキュリティ
・非公開機能
・文字数制限
2-1で紹介したように自社が抱える悩みや叶えたい目的によって必要になるツールが変わるため、自社にとっての使いやすさは最も重要です。業種に合っているか、利用目的（日報共有なのか、勤怠連絡なのか、社内報共有なのかなど）に沿って使いやすいかを見極めます。
また、デザインや使い勝手を左右するUIも重要なポイントです。画面が見やすいか、社内で利用するデバイスに合っているか、操作しやすいかにも注目しましょう。
セキュリティや非公開機能は社内の重要な情報を外部に漏らさないためにも、必ずホームページや契約書に記載があるか慎重に確認して下さい。
３、失敗を防ぐ！導入の時のポイント
いざ社内SNSを取り入れても、うまくいかないんじゃないか…と不安な方も多いと思います。
この章では、良く起こりがちな社内報の失敗事例と、うまく導入するためにおさえておきたいポイントをお教えします。
３－１、よくある社内SNS失敗事例
社内SNSは導入しやすい反面、失敗もするリスクがあるツールでもあります。
具体的にはどんなことが原因で、社内SNSが浸透しない恐れがあるのでしょうか？
まずは失敗例を2つ見ていきましょう。
失敗例①
従来メールやグループウェアでコミュニケーションをとってきた企業。ソーシャルを推進する役員を中心に、仕事への所感やプライベートの行事まで活発な書き込みが行われていました。しかし、上層部が積極的に社内SNSを使っていたのに、一般社員には思うように浸透せず、結局半年もしないうちに、一般社員の投稿数は激減し盛り上がりを見せないままです。
失敗例②
もともと全国の店舗スタッフと経営陣が手軽にコミュニケーションをとるために導入した社内SNS。現場スタッフが顧客への対応で自身が思ったことなど、業務に関する所感を投稿していました。
しかし、企業の社長がある日ストレートに「○○店の売り上げが落ちたのは、○○が原因ではないか」と、特定の店舗や人物への指摘をコメントしてしまったのです。その結果、社内SNSの参加率は低下していきました。
このように、2社とも役員が積極的に導入を進めていたにも関わらず、社員に浸透しない例がいくつもあります。
他にも、導入の際に使い方を覚えるために一時的にパフォーマンスが下がり社員から反発が出る、同じ人しか使わずに他の人が投稿しにくくなる、常に携帯を見ていなければならない状態になりソーシャル疲れが起きる…という問題もよくあります。
これらは、導入時のツールの使い方を社員に浸透させる部分が上手く出来ていないために起こります。
次章で詳しく見ていきましょう。
３－２、導入を成功させるための3つのポイント
前章で紹介したようなことが起こらないためにも、以下のポイントを抑えてシステムを活性化させることが重要です。
・ツールを社員全体に浸透させる体制を作る
社内SNSを導入する際、社員全員がどのように運用するのかシステムを理解する必要があります。システムを理解するための相談場所を設けていないと、従来のやり方から抜け出せず社内に浸透しない原因になるのです。
そのため、まずは社内SNSを導入するにあたって、システムを理解している社員を用意しまわりへのアドバイスができる環境を整えておきましょう。
知識が豊富なコンサルタントと無料相談を実施しているツールを使うのも手です。
疑問点をそのままにせず、解決できる相談先や協力体制を用意するのが大切です。
・どんな使い方をするのかルールを明確に定める
社内SNSを使って、どうなりたいのか、どのような問題を解決したいのか、ゴールを決めておくことで運用方法も明確になります。
特に先ほど紹介した失敗例①のように、SNSの目的を定めず業務と関係ないプライベートな情報まで投稿されてしまうと、業務に関係のないものだとみなされ利用者も減ってしまいます。
社内SNSを使うのはプロジェクトのデータの共有、社員のタイムスケジュール管理、社員のプロフィール管理、社内報的は役割など、はっきりとした具体的なイメージを持ち、社員にも共有することで、余計な投稿がなくなり業務の効率化を目指したり、社内を明るくするためのポジティブな投稿が増えたりと、企業に合った使い方が出来るようになります。
・上司からのフィードバックを行う
一般社員が上司への質問やデータを送っても、肝心の報告後のフィードバックがなければSNSを使うモチベーションも下がってしまいます。
そこで、報告のための社内SNSとしてだけでなく、自動で情報共有がなされるツールを利用するのがおすすめです。
たとえば顧客ごとに管理した顧客管理を導入し、その担当営業がコメントすれば上司がチェックする、という業務と絡めた方法だと自然と情報共有しやすく無駄がありません。
また、自分宛のメッセージだとすぐに気づけるように、パソコンやスマホに通知が入る個人向けチャットのようなシステムをつけると、メッセージの見逃しのリスクが最小限になります。
4、まとめ
社内SNSについて、おすすめのツールや選び方、気になる導入を成功させるポイントをご紹介しました。
社内SNSと一口に言っても、単に情報共有が出来れば良いのではなく、自社に合った特徴を持つものを探して導入すべきです。
Chatwork、Slack、Workplaceなど定番のSNS以外にも、あなたの会社にピッタリのものがあるかもしれません。使いやすさや予算を見て選んでいきましょう。
また、導入時も、最低限のルールを作って運用することで未然にトラブルを防ぎます。
これからの時代、社員が安心して働ける環境を作るためにも自発的な情報発信は必要になってきます。社内SNSで、発信しやすい環境を整え、社内のコミュニケーションを活性化させましょう。
