【WEB社内報】運営のコツを伝授！メリット・デメリット・他社事例もご紹介

ウェブの社内報は、ウェブコンテンツの閲覧に抵抗がない社員の割合が高いか、情報の速報性を重視するかどうかが主なポイントです。
紙は情報が伝達するまでのスピードが遅いですが、社員の家族の目にも入りやすく保存しやすいのがメリットと言えるでしょう。

３、ウェブ社内報　コンテンツ事例集

ウェブ社内報を成功させるには社員に読んでもらえるような、魅力的なコンテンツを用意することが大切です。
しかし、具体的にはどんなコンテンツをどれくらいの数で作成すればいいのでしょうか？
企業によって違いはあるためはっきりとは断言できませんが、充実したウェブ社内報を作成するには最低でも5個以上のコンテンツを用意しましょう。

ただしあまりにコンテンツの数を増やすと情報が分散しすぎてしまい、会社が伝えたい経営方針や理念などを社員に見てもらえる可能性が低くなってしまいます。
そのため、コンテンツを増やせば必ずしもいいウェブ社内報になるとは限りません。

会社のニュースや社員紹介などの定番コンテンツのほかに、社員同士のコミュニケーションが生まれるような質問コーナーや、ファッションチェックなどのラフなコンテンツを用意すると、より親しみやすいウェブ社内報に仕上がります。
つまり、堅苦しくなりすぎないよう読んでいて楽しめるエンタテイメント性のあるコンテンツとのバランスが求められます。
それでは、実際に社内報で採用されている代表的なコンテンツの例をご紹介します。

・社内の活動報告

http://www.seino.co.jp/seino/company/syanaiho.htm

西濃運輸では社員が実際に行った活動や実業団スポーツの実績を紹介する、ニュース形式の社内報を導入しています。
こちらは社員以外にもアクセスできる社内報のため、社員が会社の活動を知るだけでなく社外の人間へのアピールにも一役買っているのです。

具体的には社員が協力して行った親切運動や、ドライブ研修などの社内での活動を報告する場を設けることで、企業として地域に貢献している姿を広く知ってもらえる効果が期待できるウェブ社内報です。
さらに活動を知った社員が、自分も参加したい、貢献したいとのモチベーションアップにもつながります。

・新入社員紹介

http://www.wawaoffice.jp/mk/communication/employee-referral

新入社員の顔写真付きの社内報をアップすることで、全社員への紹介になり会社に早く溶け込むためのきっかけになります。
新入社員の所属部署など基本的な情報のほか、入社して感じたことや目標などを紹介し、人柄が伝わる構成を意識しましょう。
入社の本人写真のほか、学生時代の活動写真も加えると、よりリアルに新入社員がどんな人物なのか感じ取ることができます。
ほかにも、新入社員の年表や印象深い思い出など、ユニークで楽しいコンテンツだと読み進めやすく印象に残りやすくなるでしょう。

・幹部のブログ

http://blog.united.jp/yozo/2015/01/post-64.html

社内報は普段あまりかかわりのない部署や上司、部下とのつながりを感じられるコンテンツを用意しましょう。
会社の理念や上層部の考えを感じられる、ブログコンテンツも人気です。
先ほどご紹介した、株式会社ユナイテッドではCEOの早川氏が社内向けブログを更新しています。
真面目な内容から、最近読んだおすすめの本の情報などライトな内容まで、いろいろな情報が発信されることで、直々に上司が触れているものや感じていることを社員と共有が可能です。

ほかにも、社員の結婚などプライベートな情報を載せるコンテンツも、紙を含めて定番のコンテンツです。
ウェブ社内報を作るにあたって、まずどんな情報を社員に知ってもらいたいのかを考えたうえで、メインコンテンツを構成していきましょう。

４、ウェブ社内報運営のコツ

2章でお伝えしたように、ウェブ社内報はいくつかのデメリットがあります。
しかし、導入時にデメリットをカバーするための取り組みを意識することで、デメリットも長所に変えていくことも可能です。
ここではウェブ社内報を運営するにあたって、知っておきたいコツを見ていきましょう。

・記事の更新頻度を上げる

ウェブの社内報は多いところだと、毎日記事をアップしています。
最低でも継続的に閲覧してもらえるよう一週間に1回以上の更新が望ましいでしょう。
ウェブは速報性という特性を活かしてこそですので、紙のように毎月1回まとめての往診ではなく情報が入り次第早めにアップして、リアルな動きを感じられるものにしましょう。

・掲載をメールで告知する

記事が更新された際に、社員にそれがわかるようにメールで告知できるサービスも用意することをおすすめします。
社内SNSなどに、社内報が更新された旨が通知されるよう設定しておけば、普段社内報を見ない社員も自然とアクセスしやすくなります。
また、端末を起動するとウェブ社内報が立ち上がる設定も可能なので、こまめな更新と同時に告知も行ってアクセスの向上に努めましょう。

・掲載記事はニュースやイベントなどの出来事を中心に

見る人の興味を引く記事として、社内報におすすめなのがニュースやイベントなど出来事を中心にした内容。
たとえば社内研修や実業団の大会結果、社内部活動などの活動をニュース形式で報告すると、興味を引きやすくいろいろな社員を紹介できます。
記事は写真を多く使って、文字だけでなく視覚的にも訴える内容を意識しましょう。
ほかにも、会社に関わる新製品情報、新しい店舗の紹介もおすすめです。

５、おすすめツール紹介

ウェブ社内報を作るにあたって、必要になるテンプレートなどのツールを提供しているサイトをご紹介します。
無料で誰でも利用できるものと、運営をサポートしてくれる有料業者をそれぞれピックアップしました。

〇無料で利用できるもの

《ワードプレス》

https://ja.wordpress.com/

ブログ系CMSの定番である、ワードプレスは無料で利用できるツールです。
ある程度自分好みにカスタマイズできるので、シンプルにニュースをメインに更新するだけの社内報にしたり、各コンテンツを充実させたりして個性的なウェブ社内報に仕上げることも可能です。

ワードプレスは記事の投稿のみであれば、ブログ記事を作成した経験がある人であればだれでも操作が容易です。
もしオリジナルのデザインを取り入れたい場合は、ワードプレスやウェブデザインに関する専門的な知識が必要になるため、むずかしい場合はテンプレートの利用がおすすめです。
現在ではワードプレス専門の有料テンプレートを使用することで、実用性に優れたスタイリッシュなものが手軽に導入できます。
テンプレートはサイトによって料金が異なるものの、1万円前後で一式を購入可能です。

《ワードテンプレート》

https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/default.aspx

画像の編集や表、名簿など、社内報でよく使うコンテンツのテンプレートが充実しています。
マイクロソフトのワードを使用している場合なら、誰でも無料で使えるテンプレートが数多くあるので、誰でも手軽に導入が可能です。
あらかじめどこに文字や画像を挿入するのか決まっているため、自分で社内報をデザインするのが苦手な人でもおしゃれなデザインを作れます。
画像の加工のほか、表を作ってウェブ社内報に載せるなど、アイデア次第でさまざまな活用方法があるため、ぜひ一度目を通してみてはいかがでしょうか。

〇有料で利用できるもの

《エンカウント（ENCOUNT）》

http://ur0.work/FKSZ

月額料金
200名まで　158,000円
400名まで　188,000円
600名まで　218,000円

担当者が原稿と写真データを送るだけで、デザインフォーマットへの配置と流し込みを行ってくれるサービスです。
誤字脱字チェックや動作確認環境の確認などテストアップをしてくれるため、最終的に問題がないかチェックするのみで社内報を更新可能です。

《株式会社パンセ》

https://www.pensees.co.jp/shanaihou/

料金：要問い合わせ

読みやすいデザインで、オリジナルテンプレートの制作のほか、記事のコーナー数の増減も自由なカスタマイズができるウェブ社内報を提案しています。
コミュニケーションツールになる「いいねボタン」や、社員へのメール通知サービスなど、社内報を盛り上げるためのコンテンツが充実しています。

《りえぞん企画》

http://www.innercommunication.jp/

料金：初期導入費、月額運用費は問い合わせ

ウェブ社内報に必要なベーシックな記事作成ツールが導入されており、掲載する内容と記事内容を決めるだけで社内報が完成します。
また、専門知識がなくともページの新規作成から削除までができるコンテンツ管理システムを搭載しているため、更新頻度を上げて運用コストの削減が見込めます。
ほかにもウェブ社内報ならではの「いいね！」ボタン、コメント欄、さらにはお問い合わせフォームも設置できるため、情報や意見の提供など広報窓口としても役立つ機能が満載です。

６、まとめ

ウェブ社内報は紙とくらべて最新の情報をいち早く、社員に伝えられるツールです。
ほかにもコメント欄など読む側もリアルタイムで参加できるコンテンツも用意できるなど、さまざまな形に発展させることも可能です。
紙にはないメリットがたくさんあるので、社内のコミュニケーションの活性化、すばやい情報共有をしたいと考えている会社は、ぜひウェブ社内報の導入を検討してみてはいかがでしょうか。