テレワークのコミュニケーション｜個人でできる対応と全社施策を解説

「テレワークにしたことで、従業員同士のコミュニケーション不足による不満が増えてきている」
「テレワーク下でも円滑なコミュニケーションを維持する方法はないかな」

厚生労働省の調査によると、テレワーク下における従業員のコミュニケーション不足は、具体的に以下のような機会を損失させています。

相談や雑談のハードルが高くなることで、業務を進めるに当たっての不安感が増したり、孤独感を募らせやすくなったりすることで、業務効率やモチベーションの低下にまで繋がっています。

実は、テレワーク下でコミュニケーション不足になってしまうのは、以下のふたつの原因によるものです。

・相手が話しかけていい状況かどうかが見えない
・コミュニケーションを取るためのプロセスが多い

この記事では、テレワーク下でコミュニケーション不足になる原因について解説し、具体的な対応策として、個人でできる適切な対応から、全社レベルで取り入れたい施策について、事例つきで紹介していきます。

この記事を読むことで、

1.テレワークで起こりがちなコミュニケーションの問題とは

冒頭でも述べましたが、テレワークの導入によって、コミュニケーション上の以下の5つの機会が減少しています。

参考：厚生労働省 令和３年版　労働経済の分析　－新型コロナウイルス感染症が雇用・労働に及ぼした影響－

テレワークで「物理的に相手が目の前にいない」ことにより、具体的に以下のコミュニケーションの機会が減ったと答えた人が、およそ3~5割近くいることがわかります。

「上司への報告・連絡・相談の機会」については、「増える」「やや増える」と回答した人も28.9%いますが、別の調査によると、従業員の「業務に関わるコミュニケーション」と「業務に直接関わらないコミュニケーション」の一日あたりの時間数について、以下のような結果が出ています。

参考：サイボウズチームワーク総研

上司への報告・連絡・相談といった業務上必要なコミュニケーションであっても、従業員として働いている6割以上の人が30分未満しかしていません。

業務に直接関わらない、感謝や雑談、思いつきレベルのアイディアにいたっては、従業員として働く9割近くの人が、ほとんどしていない状況なのです。

物理的に目の前に相手がいないことで、感謝を伝えたり雑談をする際にも、わざわざメールを開いて文章を作成したり、相手が取れる状態かを確認して電話をかけたりする必要があり、コミュニケーションを撮るためのプロセスのハードルが上がっているからだと言えます。

業務に関することであれば、必要に迫られてメールを開いたり電話をかけたりしますが、感謝や雑談となると、「この程度のことで作業の邪魔をしては…」と、相手への遠慮から臆してしまう様子が浮かび上がります。

しかし、テレワーク下で「相手のしてくれた行為に感謝を伝えにくい」という状況は、そのまま「自分がした行為に感謝をしてもらえない」ことにつながります。

真面目に仕事をしていてもだれにも感謝してもらえない状況では、仕事に対するやりがいや帰属意識を感じられず、孤独感やストレスを募らせやすくなるのです。

同様に、思いつきレベルのアイディアから商品やサービスの向上に発展することもあるため、雑談を含めて自分の意見や感想を気軽に言い合うことのできる環境は、企業の成長にとっても無視できないものだと言えるでしょう。

2.テレワーク下で心がけたいコミュニケーション円滑術

テレワーク下では、コミュニケーションを円滑に進めるため、以下のことを心がけて行うと良いでしょう。

・スケジュールや進捗状況をシェアする
・ビデオをONにしてWeb会議に参加する
・雑談を意識的に取り入れる

それぞれ具体的に見ていきましょう。

■ スケジュールや進捗状況をシェアする

作業の進捗状況や予定、体調などを自らシェアすることで、「相手から声をかけられやすい状況」を作ります。

テレワークでは、「相手がいま何をしているかわからない」ということが、コミュニケーションを妨げる大きな障壁の一つになっています。

何をしているかわからないから声がかけづらく、声をかけることができないままわからない状態の時間が長くことで、ストレスが溜まっていくのです。

「声をかけても大丈夫な状態・時」を相手に伝えておくことで、相手の不安や障壁を取り除くことができるため、上司が声をかけやすくなり、同僚もサポートしやすくなるのです。相手にも余裕があれば、雑談が生まれることもあるでしょう。

■ ビデオをONにしてWeb会議に参加する

社内だけの定例ミーティングであっても、Web会議では常にビデオOFFで参加するようにしましょう。

テキストだけでのコミュニケーションでは伝えきることのできない安心感を感じられ、チームとしての一体感も強くなります。

テレワークでは、どうしても孤独感を募らせてしまいがちです。

共に働き、協力し合えるメンバーがいるということを、ビデオを通して視覚的に確認するだけでも、心理的安全性が高まります。

お互いに表情や顔色を確認することができるため、体調やメンタルヘルスにも気を配りやすくなります。

特にチームがない場合は、Web会議ツールを使い、週に一回上司と部下で1on1ミーティングを行うのも良いでしょう。

部下の立場で言えば、テキストで一方的に業務上の指示しか出してこない上司よりも、顔の見える上司の方が「頑張りを見てもらえている」と安心感を抱くことができます。

■ 雑談を意識的に取り入れる

雑談は、気分を切り替えたりチーム内の信頼関係を築いたりするのに大きな効果があります。

業務と直接関係のない雑談は、業務を進める上で切羽詰まった必要性がないためつい後回しにしてしまいますが、特に関係性の浅いメンバーの間では、テレワークにおける雑談は、パフォーマンスに貢献する効果のあることが研究でもわかっています。

参考：テレワークにおける雑談によるパフォーマンスへの効果

孤独感や不安感を抱えてしまう前に、雑談専用のチャットを作ったり、Web会議前に必ず雑談の時間を取り入れたりして、積極的に息抜きのコミュニケーションを行いましょう。

3.テレワークによるコミュニケーション不安は今後も社会全体の課題

新型コロナウィルス感染拡大を防止するため、世界中で一気にテレワークへの転換が起こりましたが、国土交通省が15歳以上の就業者約27万人に対して行った調べによると、感染が収束した後であっても、テレワークを継続したい就業者は8割以上に上っています。

参考：国土交通省 令和３年度テレワーク人口実態調査－調査結果（概要）－

しかし同時に、テレワークでは以下のような不安を抱えている人の多いことも、調査からわかっています。

出典：パーソナル総合研究所 第四回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査

ご覧いただくとわかるように、上位にはコミュニケーション不足によるさまざまな悪影響への懸念が上がってきています。

新型コロナウィルス感染症対策として3年以上が経過し、テレワークが浸透してきている現在でも、テレワークによるコミュニケーション不足は依然課題になっているのです。

4.テレワーク下で円滑なコミュニケーションをするためのツール

テレワーク下で円滑なコミュニケーションと業務管理を図るため、多くの企業でさまざまな施策が行われています。

参考：パーソナル総合研究所 第七回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査

社内コミュニケーションを助けるための、ITツールの導入と利用促進が目立っていることがわかります。

具体的には、以下のツールがテレワーク下でのコミュニケーション促進のために導入されています。

・Web会議システム
・ビジネスチャットツール
・グループウェア
・バーチャルオフィス／仮想オフィスツール

それぞれどのようなものなのか、詳しく見ていきましょう。

■ Web会議システム

インターネット回線を通じて、好きな場所で遠隔会議を行えるツールです。PCだけでなく、タブレットやスマートフォンなどのデジタル端末からアクセスができます。

Web会議システムには多数の種類があり、代表的なものとして、以下のものがあります。

無料で使えるものながらセキュリティが高く、複数人数での使用ができるため、チームメンバーとの打ち合わせや1on1の面談などに使用されています。

■ ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、ビジネスシーンで利用するチャットです。 メールよりも気軽にリアルタイムで会話ができるほか、テーマごとにグループ作成をすることもできるため、導入する企業が増えています。

社内・社外での情報伝達を円滑化するだけでなく、メッセージの検索・タグ付けや、スレッド表示、クラウドを介したファイル保存・共有など、業務を遂行するために必要な機能を豊富に備えています。

自社サーバーにチャットシステムを構築する方法（オンプレミス型）と、ネット上に構築されたシステムを使用する方法（クラウド型）がありますが、コストと導入のしやすさから、クラウド型が人気です。

ビジネスチャットツールでは、以下の6製品が人気があります。

ビジネスチャットは会話するようにスレッド形式でコミュニケーションを取れることが魅力ですが、他の業務に取り掛かっている間にもグループの会話が進んでいくため、情報量が多くなり見落としが発生してしまうこともあります。

運用にあたっては、チャット内の検索機能の使い勝手も検討すると良いでしょう。

■ グループウェア

グループウェアは、社内コミュニケーションを円滑にし、共同作業をしやすくするための多数の機能を搭載したシステムです。

前述のビジネスチャットやスケジュール管理などが含まれ、業務効率を上げるソフトウェア全般を指します。

各社からさまざまなグループウェアがリリースされていますが、搭載されている機能は主に以下のものになります。

ご覧いただくとわかるように、コミュニケーションの機能には、前述したWeb会議やビジネスチャットのが含まれているものが多いです。

それぞれを単体で導入するか、ひとつのグループウェアを導入してすべての機能をカバーするか、予算やセキュリティ、目的から検討する必要があります。

グループウェアの主な製品は以下の通りです。

グループウェアは機能の充実度もさることながら、すべての従業員が実際に使ってこそ効果を上げられるものなので、直感的な画面の使いやすさなど、試験運用できるものであれば安心です。

■ バーチャルオフィス／仮想オフィスツール

バーチャルオフィス／仮想オフィスツールとは、仮想空間にオフィスを再現することで、テレワーク下でも従業員のコミュニケーションを活性化できるツールです。

仮想空間に作られたオフィスに、アバターなどで擬似出勤することができるため、オンオフのめりはりがつけやすいことが魅力です。

バーチャルオフィス／仮想オフィスツールの主な製品は、以下のものです。

仮想空間に作られた会議室やフロア、休憩室、アバターなど、バーチャルオフィス／仮想オフィスツールは視覚的にも楽しめるものですが、その分PCへの負荷が大きく、テレワーク下で実装する場合、各人の通信環境やPC性能への依存度が高くなります。

5.テレワーク下でコミュニケーションが向上した好事例

新型コロナウィルスをきっかけに、テレワークを本格導入した企業が行った、コミュニケーション活性のための施策事例をご紹介します。

■ 雑談専用チャットの活用とWeb会議での新入社員歓迎ランチ：シェイプウィン株式会社

出典：シェイプウィン株式会社

PR支援からマーケティングコンサルティングまで行う同社は、働く場所や時間の制約なしに多様な働き方ができるよう、テレワークを2020年から本格的に導入。

コミュニケーション活性と業務効率向上のため、以下の工夫をしています。

社内コミュニケーションのオンライン化、ペーパーレス化、クラウドサービスの活用などにより、出社しなくとも問題なく働ける環境の整備を進めたことにより、平成4年度厚生労働省〜輝くテレワーク賞〜で特別奨励賞を受賞しています。

■ オンラインで瞑想や運動、雑談の時間を設ける：LAPRAS株式会社

出典：LAPRAS株式会社

エンジニア向けキャリアマッチングプラットフォームを提供する同社は、新型コロナウイルス感染症拡大による緊急事態宣言を受け、2020年4月に全社員完全テレワークに切り替えました。

コミュニケーション活性と業務効率向上のため、以下の工夫をしています。

心と体のメンテナンスのためのRAS（Rest as a Work）制度の導入、ワーケーション、居住地にとらわれない全国採用などの実施により、平成4年度厚生労働省〜輝くテレワーク賞〜で特別奨励賞を受賞しています。

6.WORKSTORYのWeb社内報なら相互にコミュニケーションが取れる

WORKSTORYは、従業員参加で作り上げるweb社内報です。

会社のこと、共に働く仲間のことを知ることは、心理的安全性を確保し、コミュニケーションしやすい職場環境を作り出すだけでなく、作業効率の向上も図ることができます。

自分の所属している組織や企業はどんなところなのか、所属しているのはどんな人なのかが、Web社内報を通じて一目で分かるため、日頃顔を合わせるチームメンバーだけでなく、部署や部門を超えたコミュニケーションを促進します。

コミュニケーションが活発な職場は、協力体制が醸成されることから業務効率も高く、組織としての成長も促すことができることも魅力です。

WORKSTORYの搭載機能とコンテンツは、以下のようになっています。

Web上でいつでも見返せるプロフィールがあることで、部署や部門を超えて共通の趣味や好きなものなどを通して、会話のきっかけが生まれやすくなります。

また、Web社内報というツールを使いながら、趣味のコミュニティやイベントを通じ、リアルでもコミュニケーションを取る機会が増えます。

テレワークではあっても、Webだけでコミュニケーションを完結させるのではなく、Web社内報というツールを使いながらリアルのコミュニケーションも促すことができます。

同じ会社に務める仲間であるという心理的安全性をWeb社内報で高めながら、縦横無尽のコミュニケーションを生み出します。

また、Web社内報であれば会社全体・チーム・個人別に利用状況をグラフで確認することができるため、従業員の心身のコンディションを管理することも可能に。

テレワーク下のコミュニケーションで不安を抱える従業員や、業務上あるいは健康上の問題を抱える従業員を見つけ出すことができるため、早期にフォローができます。

自分の所属する会社を愛する気持ち、所属している会社に愛されているという気持ちは、従業員一人ひとりの貢献意欲を高める何より最適な方法です。

テレワークが今後も定着していくだろういまの時代だからこそ、全社的なコミュニケーションの促進に、Web社内報をおすすめします。

まとめ

今回は、テレワークのコミュニケーションの原因と、個人でできる対応策と、全社レベルで取り入れたい施策について解説してきました。

テレワークで機会減少してしまった職場のコミュニケーションは、以下の通りです。

テレワーク下でコミュニケーションを円滑にするための個人でできる対応策は、以下の通りです。

テレワーク下で円滑なコミュニケーションを促進する、全社的に取り入れたいツールは以下の通りです。

この記事が、テレワーク下のコミュニケーションでお悩みのあなたの不安を解消し、良好な人間関係を築くきっかけとなることを祈ります。