初めてでも使いやすい！社内コミュニケーションツール厳選7選

「社内コミュニケーションを活発にするには、どんなツールが必要なんだろう？」
「社内コミュニケーションのツールを導入してみたいけれど、デメリットがありそうで不安……。」

ご自分の勤務先で社内コミュニケーションが滞り、仕事に支障が出てしまっていませんか？

結論からお伝えすると、社内コミュニケーションを活発化するのにお勧めしたいツールは、以下7種類あります。

上記のようなツールを導入することで、時間や場所に縛られず、会議や打ち合わせ、社員同士のちょっとしたやりとりを行うことができるため、社内コミュニケーションは自然と活発化するでしょう。

しかし一方で、社内コミュニケーションの導入にあたっては、様々なデメリットが生じることも知っておかなければなりません。ツール導入に予算がかかったり、社員によってはツールを上手に使いこなせず、かえって負担に感じる方も出てくるかもしれません。

このようなデメリットを減らし、社内コミュニケーションツールを社内に浸透させるためには、ツール導入によるメリット・デメリットを理解しておくことで、予め必要な対策を取ることがポイントになってきます。

そこで今回この記事では、まずは、円滑な社内コミュニケーションを目指すのにお勧めの社内コミュニケーションツールを厳選してご紹介していきます。

その上で、こうした社内コミュニケーションを導入することのメリット・デメリットにも触れ、社内コミュニケーションツールを導入すべき導入基準についても、ご一緒に見ていくことにします。

この記事をお読みいただければ、社内コミュニケーションツールについてお勧めのツールを知ることができるため、自社でどのツールを検討すべきかが明確になります。

同時に、社内コミュニケーションツールのメリット・デメリットについても解説していきますので、導入前の不安を解消することができるでしょう。

さっそく見ていきましょう！

1.社内コミュニケーションを活性化させるお勧めツール7選

現在、社内コミュニケーションを活性化させるための社内コミュニケーションツールは、とても多くの種類が出回っていますが、その中でも、便利な使い勝手から多くのユーザーに支持されているお勧めツールは、以下の通りです。

各ツールがどのように優れているのか、サービス特徴や費用などから見ていきましょう。

1-1.ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールとは、リアルタイムで文字のやりとりができるコミュニケーションツールです。

Eメールよりも気軽に、スピーディに相手とコミュニケーションが取れるため、業務用に導入する現場も増えています。

ビジネスチャットツールのメリット・デメリットは以下の通りです。

上記を踏まえた上で、お勧めのビジネスチャットツールをご紹介していきましょう。

1-1-1.Slack

出典：Slack社

世界100カ国以上で使用され、日間アクティブユーザー数が800万人以上を超えるチャットツールです。

ビジネスで見ると、500万以上の組織で利用されており、2018年に上陸した日本においても、急速に利用者が伸びており、個人だけでなく多くの企業が業務で使用しています。

Slackの特徴と料金プランは以下の通りです。

引用：Slack社
※上記価格は2023年3月現在の価格です。

1-1-2.Chatwork

出典：Chatwork株式会社

中小企業向けのビジネスチャットツールとして、4年連続で国内利用者数で1位を獲得している人気のあるツールです。

2023年3月現在、38万6000社が導入しており、初めての方でも簡単に使える操作性の良さが勝因となっています。チャット以外にも、ビデオ/音声通話、タスク管理、ファイル管理が可能なため、情報共有が容易にできます。

そのため、勤務先にいても在宅で仕事をしていても業務効率が落ちることなく、気軽にやりとりできることから、社内コミュニケーションの活性化も期待できます。

Chatworkの特徴と料金プランは以下の通りです。

引用：Chatwork株式会社
※上記価格は2023年3月現在の価格です。

1-2.WEB会議システム

WEB会議システムとは、離れた場所にいる人とインターネットを介して映像や音声をやりとりすることができるシステムです。

専用機材が不要で、パソコンやスマートフォンにアプリケーションを入れておくことで、いざという時に会議に参加することができます。

WEB会議システムのメリット・デメリットは以下の通りです。

上記を踏まえた上で、お勧めのWEB会議システムをご紹介していきましょう。

1-2-1.ZOOMミーティング

出典：ZOOＭ社

一日あたりのユーザー数が、3億人とも言われているWEB会議システムです（2020年4月時点）。

日本を含めた世界中の国々で、毎日多くのユーザーや会社が、様々な目的で利用しています。

人気の秘密は、わかりやすい操作性と様々なデバイスから使用できる点です。パソコンだけではなく、タブレットやスマートフォンなど相手のデバイスがどんなものであれ、きちんと接続できるため、初めての方でも戸惑うことなく、上手に使いこなせるのが大きな特徴だと言えるでしょう。

ZOOMミーティングの特徴と料金プランは以下の通りです。

引用：Zoom社
※上記価格は2023年3月現在の価格です。

1-1-2.Google Meet

出典：Google社

Google社が提供しているWEB会議システムです。

Googleの他のサービス同様に、プライバシー保護がしっかり施されています。例えば、WEB会議の内容は暗号化されるため、第三者に内容が漏れることはありません。

そんな高い安全性を誇るGoogle Meetの特徴と料金プランは、以下の通りです。

引用：Google社
※上記価格は2023年3月現在の価格です。

1-1-3.Microsoft Teams

出典：日本マイクロソフト株式会社

世界で2.7億人のユーザーが使用しているWEB会議システムです。

優れた音質および画質を提供してくれるので、会議をスムーズに進めることができます。

また、無料のクラウドストレージを使用できるため、会議の参加メンバー全員がクラウドストレージにアクセスして、共有ファイルを取り扱うこともできるので、大変便利です。

Microsoft Teamsの特徴と料金プランは以下の通りです。

引用：日本マイクロソフト株式会社
※上記価格は2023年3月現在の価格です。

1-3.テレビ会議システム

テレビ会議システムとは、あらかじめ設置して置いた専用端末を通じて、遠隔地にいるメンバーと映像でつながることのできるコミュニケーションツールです。

前述したWEB会議システムとよく似ているため、混同しがちなのですが、両者は以下のような明確な違いがあるため、ここでいったん整理しておきましょう。

【テレビ会議システムとWEB会議システムの違い】

両者を比較すると、予め用意すべき機材や初期費用、当日の参加場所など大きな違いがあることがわかりますね。

どちらかというと、テレビ会議システムの方が専用機材で映像を映し出したり、決められた会議室などから遠隔地とつないで会議を行う分、より大きな会議などで使用されるツールであるとの印象が強いです。

それでは、テレビ会議システムのメリット・デメリットを見てみましょう。

テレビ会議システムの商品としては、以下のようなものがあります。

1-3-1.ZOOM Rooms

出典：ZOOM社

ZOOM Roomsは、専用の端末を室内に置いて、利用者同士がインターネット回線でつながってやりとりをするテレビ会議システムです。

例えば、会社の会議スペースにZOOM Roomsの専用端末を設置しておけば、出社メンバーはその場所に集まることで会議に参加でき、一方在宅勤務のメンバーは自分のいる場所から、通常のZOOMミーティングを使用して入ることで、会議の場を共有できます。

参加する際は、タブレットなどから「開始ボタン」をタップすれば、すぐに会議が始まります。

またZOOM Roomsの最も大きな特徴は、テレビ会議システムとWEB会議システムを融合させたツールであるという点です。

一般的なテレビ会議システムだと、参加するグループがお互い専用端末を設置し、一か所に集って会議に参加しなければなりませんが、ZOOM Roomsの場合は、接続したい相手がZOOMアプリケーションがインストールされたタブレットなどを持つことで、いつでもどこでもZOOM Roomsに入室することができ、大変便利です。

ZOOM Roomsの特徴と料金プランは以下の通りです。

引用：ZOOM社
※上記価格は2023年3月現在の価格です。　

1-3-2.Google Meet ハードウェア

出典：Google社

Google Meetハードウェアは、Google Meet の高い品質と信頼性を持った、ビデオ会議ソリューションです。様々な場所から快適につながり、スムーズにビデオ会議を開催することができます。

会議の規模によって、専用のビデオ会議デバイスを選んで導入することで、優れた音質・画質を実現してくれます。例えば、カメラにGoogleのAIを組み込むことで、参加者の顔が常にフレーム内に収まるように自動調整してくれます。

さらに、マルチチャネルノイズキャンセル機能により、雑音を消去し、参加者たちの発言が明瞭に聞こえるよう整えてくれるので、ストレスフリーの会議を実現できます。

Google Meetハードウェアの特徴と料金プランは以下の通りです。

引用：Google社

2.社内コミュニケーションツールを導入する企業が増えてきた理由

昨今、社内コミュニケーションの活発化のために、ツールを導入する企業が急増していますが、一体どのような理由があるのでしょうか？

ツール導入の背景には、大きく分けて以下2つの理由があります。

早速上記2つの理由を詳しく見ていきながら、あらためて社内コミュニケーションツールの重要性について、再確認していきましょう。

2-1.膨大な情報量を、全社員が遅れることなく対応できるようにするため

日々発生する膨大な情報量を、全社員が遅れることなく、迅速に対応できるようにするためです。

そのため、全社員が部署や事業部をまたいだ情報交換を、リアルタイムに行えるツールが必要になるのです。

世の中や企業のIT化が進むにつれ、この傾向はますます顕著になっています。

受け取った情報の量や把握できる内容によって、業務の成否が分かれることも珍しくありません。

こうした状況の中、社員間もしくは部署間の情報共有が滞ってしまうと、業務に大きな支障をもたらしてしまいます。

そうならないためにも、常に全社員が情報共有を意識し、そのスピードに遅れないよう社内コミュニケーションツールを充実させておく必要があるのです。

2-2.社員間のコミュニケ―ション不足を解消するため

社員間のコミュニケーション不足を解消するためにも、社内コミュニケーションツールは必須です。

なぜなら、現在のように様々な働き方が推奨されている今、社員同士が直接顔を合わせてコミュニケーションを取る機会が減っており、その弊害が業務に支障をもたらすこともあるからです。

現在、社員間のコミュニケーション不足の原因となる、在宅勤務やリモートワークは、急増しています。

総務省の発表によると、新型コロナウィルスをきっかけに、多くの企業が在宅勤務・リモートワークの実施に踏み切っています。特に企業規模が大きいほど、その傾向は強くなっていることがわかります。

【企業のテレワーク実施率】

出典：総務省

ただでさえ社員数や部署数が多く、社内のコミュニケーションに課題を抱えている大企業ですが、そんな状態を解消し、業務を前に進めるために、社内コミュニケーションツールの導入も増加しています。

下記の総務省のリサーチをご覧下さい。

【オンラインコミュニケーションツール（Microsoft Teams及びZoom）の利用状況】

出典：総務省

こちらをご覧いただくと、在宅勤務・リモートワークの実施が増えてきた2020年初め頃に、社内コミュニケーションツールの1つである「ZOOM」の利用者が、急増していることがわかります。

他に「Microsoft Teams」のユーザー数もまた、同時期に増えていることがわかりますね。

このように見ると、以下の分析ができます。

このように考えると、大切な社員同士のコミュニケーションを活性化させるためにも、いかに社内コミュニケーションツールが重要かがおわかりいただけるのではないでしょうか。

3.社内コミュニケーションツールを導入するメリット3つ

社内コミュニケーションツールの導入に悩む方は、一体どのようなメリットがあるのか気になるのではないでしょうか？

考えられるメリットとしては、以下3点が挙げられます。

早速詳しく見てみましょう。

3-1.対面での会議が減りコスト削減につながる

対面での会議が減りコスト削減につながるメリットがあります。

なぜなら、対面での会議を主催する場合は、以下のような費用が毎回かかってくるため、会社にとっても負担だからです。

・会議室のレンタル費（社内に会議スペースがない場合）
・資料を揃えるための費用
・参加者たちの交通費
・参加者たちの飲食費（必要な場合）　など

しかも、会議の回数が多い会社であればあるほど、毎回の会議費用がかさむようになり、そのコストが重くのしかかっている会社も少なくないでしょう。

しかし、社内コミュニケーションツールを使用すれば、対面での会議回数が減ります。

そうなると、上記で挙げたような費用は一切かからないため、全体的なコスト削減につながることになります。

3-2.社員同士のコミュニケーションが増え、士気が高くなる

社員同士のコミュニケーションが増え、士気が高くなることが挙げられます。

社内コミュニケーションツールの導入により、これまでより気軽に社員同士のコミュニケーションができるようになり、お互いの考え方や仕事への姿勢を知ることで、士気が高まる効果が期待できます。

例えばビジネスチャットツール１つとってみても、形式的なメールよりも簡単に、しかもリアルタイムでメッセージを送り合えるため、コミュニケーションの量が増えます。

コミュニケーションの増加は、仲間意識を強め、会社への帰属意識や士気を高めることにつながっていきます。

3-3.情報共有が進み、業務スピードが上がる

情報共有が進み、業務スピードが上がるメリットがあります。

社員同士の情報交換が活発になることで、共有する情報量が増え、社員同士の連携や部署間の協力体性が整いやすくなります。結果、業務スピードが上がることにつながります。

特に、社内コミュニケーションツールは、場所を問わず様々な場所から会議に出席できるため、営業所や支店を多く抱える企業にとっては、現地社員とやりとりできる機会も多くなります。

その都度、各所が抱えている問題を早いうちに共有し、解決に向けて対策を立てていくことで、大きなトラブルを回避したり、滞りない業務を実現することが可能になります。

4.社内コミュニケーションツールを導入するデメリット2つ

社内コミュニケーションツールのメリットをお伝えしましたが、ツールの導入にあたってはデメリットについても知っておく必要があります。

社内コミュニケーションツールの導入時に起こるデメリットをあらかじめ知っておくことで、早めの対処ができるからです。

現在考えられるデメリットは、以下の2点があります。

詳しく解説していきます。

4-1.操作に慣れず使いこなせないこともある

いくら最新の社内コミュニケーションツールを導入したとしても、社員たちがツールの操作に慣れず使いこなせないこともあります。

というのも、社内コミュニケーションツールの運用を軌道に乗せるためには、ユーザーとしての社員側の協力や努力も必須なのですが、全員が新しいツールに順調に慣れていくとは限らないからです。

通常業務でも忙しい上に、さらに社内コミュニケーションツールのインストールや操作方法、ルールなどを覚えるのは、負担以外の何ものでもありません。

実際に企業の導入現場では、社員たちがどれぐらい社内コミュニケーションツールを使いこなしているのでしょうか？少し古いデータになりますが、下記をご覧下さい。

【ビジネスICTツールの導入状況（国際比較）】

出典：総務省「ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究」（2018）

上図を見ると、2018年時点における、日本国内での社内コミュニケ―ションツールの導入は、他国より遅れているとはいえ、それなりに導入が進んでいる印象を受けます。

ところが、こうしたツールをきちんと駆使できているかどうかを調べてみると、実態はツールを活用できていない状況が見えてきました。

【ビジネスICTツールの利用状況（積極的に使っている人の割合、国際比較）】

出典：総務省「ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究」（2018）

「社内SNS」の導入率は、23.5%にもかかわらず、実際の利用状況は7.3%となっています。導入した企業の約3分の１が、「社内SNS」を活用できていない状況がわかります。

他の社内コミュニケーションツールにおいても、導入率と同じ数字を掲げられるものは皆無です。

どのツールも若干の使用状況が見えてくるだけになっています。

ここからわかるのは、社内コミュニケーションツールを導入したとしても、そこから普及させるスピードに課題があるということです。

そのため、社内コミュニケーションツールを導入する際は、現場に投げっぱなしにするのではなく、管理できる部署や事業部などが定期的に社員たちに呼びかける必要があります。

年に数回、ツール活用のための研修・説明会などを実施したり、社員たちから使用状況についてヒアリングを行ったりしながら、ツールの浸透を図っていく必要があるでしょう。

4-2.ツールの導入・運営に費用がかかる

ツールの導入・運営に費用がかかることがデメリットになります。

「1.社内コミュニケーションを活性化させるお勧めツール7選」でも解説したように、社内コミュニケーションツールの導入や運営には、一定の費用がかかります。

アプリケーションのインストールのみならず、ツールによっては専用機材なども合わせて購入しなけければならないため、予算をしっかり取っておく必要があるでしょう。

また選んだ社内コミュニケーションツールによっては、自社に合わない機能が付随しているものもあるかもしれません。

そんな時は、まずは自社の状況と課題をきちんと把握した上で、自社にとって本当に必要な機能のみを備えるツールを選ぶことで、予算を絞り、運営していくことも重要です。

5.社内コミュニケーションツールを導入すべきかどうかの判断基準

ここまで社内コミュニケーションツールのメリットおよびデメリットについて解説してきましたが、「結局うちの場合はどうすればいいの？」とモヤモヤされている方もいらっしゃるかもしれません。

そこでこの章では、社内コミュニケーションツールを導入すべきかどうかの判断基準について、詳しくお伝えしていきます。

5-1.ビジネスチャットツール

メールに比べて、スピーディかつ手軽なやりとりが特徴のビジネスチャットツールですが、以下の課題を1つでも感じていらっしゃるようでしたら、ビジネスチャットツールの導入を検討されてもいいかもしれません。

5-2.WEB会議システム

WEB会議システムは、参加者がそれぞれ異なる場所にいても、場所を選ばず会議が行える便利なシステムです。

参加者は、WEB会議システムのアプリケーションをあらかじめ端末にインストールしておくことで、どこにいても端末を介して、つながることができます。

このようなWEB会議システムの導入には、下記のような課題を抱えた方が検討されるといいでしょう。

5-3.テレビ会議システム

テレビ会議システムは、前述したWEB会議システムに比べると、導入までの過程で少しハードルが高く感じられるかもしれません。

それは、専用の機材をいくつか購入しなければならない点や、その専用機材を設置するためのスペース取りなど、導入にあたり準備が大変だからです。

但し、一端接続が完成すれば、高品質な音声や画質で会議を進めていくことができます。

さらに、大勢で行う会議や、ネットの不調などで回線が不安定になるなどの失敗が許されない重要な会議がある場合は、テレビ会議システムを利用した方が安心でしょう。

例えば、以下のような状況の方は、テレビ会議システムの導入を検討されるといいかもしれません。

6.社内コミュニケーションツールを導入するにはここに注意！

ここまで読んで、やはり社内コミュニケーションツールを導入しようと思われたなら、導入にあたっての注意点をチェックしておきましょう。

あらかじめ注意点を知っておくことで、その後の社内コミュニケーションのツール導入が、スムーズに進みます。

必ず気を付けておきたいポイントは、以下の通りです。

1つずつ解説していきます。

6-1.ツールを導入する目的を全社員と共有する

社内コミュニケーションツール導入の目的を、全社員と共有することが重要です。

ツール導入の目的を全社員で理解し、その後の運用イメージを描くことで、社内コミュニケーションツールの運用がスムーズに進みます。

全社員と目的を共有する過程を省いてしまうと、ツールを導入することの目的が社内で理解してもらえず、ただの負担に感じてしまう社員も多く出ます。

そうならないよう、「なぜ社内コミュニケーションツールを導入するのか。導入することでどんなことが達成できるのか」をしっかり全社員に周知しましょう。

ツール導入の目的を浸透させるにあたっては、社員アンケートやヒアリングを実施するのもいいでしょう。現場で感じている課題やトラブルを運用側が把握しておくことで、ツール導入の目的も、より社員に寄り添った内容を設定できるでしょう。

6-2.利用時間や利用内容など事前に使用ルールを決めておく

社内コミュニケーションツールの利用時間などについて、事前にルールを決めておくことが重要です。

社内コミュニケーションツールによって、これまでよりも容易に相手とのコミュニケーションが取れてしまうため、さほど急ぎでない案件でも、すぐに回答を求められ、やりとりを要求される場面も出てきています。

さらに、深夜や早朝など就業時間を大幅に超えた時間帯に、相手からの問い合わせが発生し、ストレスを感じている方も多くいます。

「24時間体制が当たり前」の働き方にならないためにも、ツールの使用時間は例えば「9時～18時まで」と明確に決め、周りにも徹底的に周知しましょう。

6-3.全社員がツールを使えるようにフォローする

全社員が社内コミュニケーションツールを駆使できるように、会社がフォローすることが重要です。

勢いよくツールを導入したのはいいものの、現場の社員たちに浸透せず、業務上何の役にも立っていないのは避けるべきだからです。

全社員がツールを駆使できるようになるには、定期的な勉強会や研修を開催し、また、ツールの使用方法を相談できる窓口の整備などが重要です。

会社としてフォローすべきことが多くありますが、その分だけ社員への浸透が早まり、ツールの導入によってさまざまなメリットを享受できるようになります。

7.社内のコミュニケーションを活発にしたいなら！WORKSTORYへご相談下さい

ここまで、社内のコミュニケーションを促すためのツールをご紹介してきましたが、やはり気になるのが、社員一人ひとりがどのようにツールを取り入れて、実際に活用してくれるかという点ではないでしょうか？

未来型社内報テック「WORKSTORY」では、社内活性化のための施策を複数ご提案すると同時に、社員やチーム、会社がどれだけ「WORKSTORY」を活用しているかを可視化できる機能を備えています。

そんな「WORKSTORY」では、以下のような機能で貴社内のコミュニケーションの活性化をお手伝いいたします。

7-1.社内連絡を確実に閲覧

社内連絡を確実に閲覧できるよう、ファーストビューに表示します。

健康診断や提出物のお知らせ、社内イベントに至るまで、社員として知っておくべき重要な連絡事項をわかりやすく提示します。

業務で多忙に過ごしていても、ファーストビューで大きく表示されるため、見逃すことがないので便利です。

7-2.イベントのタイムリーな共有

イベント開催について投稿することで、社員間でタイムリーに共有できるようにします。

社内の大規模なイベントから、チームごとの気軽なイベントまでを共有することが可能です。

写真もアップロードできるので、イベントの内容や様子が臨場感たっぷりに伝わります。

メンバーにイベントの周知をし参加を募ることで、社員同士の交流の機会が増え、社内の活性化が期待できます。

7-3.コンテンツ企画をスムーズにサポート

社内をよく知ってもらうためのコンテンツ企画作りをサポートしてくれます。

見せ方が重要な特集記事には、豊富な記事フォーマットをそろえ、読者となる社員たちの目を引く工夫が用意されています。社員紹介や社長対談、チーム紹介などメンバーが関心を持って読んでくれるコンテンツが、手軽に制作できます。

7-4.利用状況の可視化

社員個人やチームなど、それぞれのツールの利用状況をグラフで見ることができます。

従来のツールでは、一人ひとりの動向まで図ることはなかなか難しかったのですが、利用状況をグラフで把握できることで、社員の会社への参加度合いをチェックすることができます。

8.まとめ

今回は、社内コミュニケーションツールのご紹介をしてきました。

社内コミュニケーションを活性化させるのにお勧めのツールは、以下の通りです。

このようなツールを活用することにより、以下のようなメリットを得ることができます。

しかし一方で、社内コミュニケーションツールの導入により、以下のようなデメリットが起こりうることも理解しておかなければなりません。

ぜひ今回の記事を参考にして、貴社にふさわしい社内コミュニケーションツールを見つけてみて下さいね。