社内SNSが盛り上がらない｜6つの理由とタイプ別盛り上げる対策

「せっかく社内SNSを導入したのに社員はあまり使ってくれない」
「社内SNSが盛り上がらないのはどうして？」

社内で情報を共有できるツールとして近年、多くの会社が導入している社内SNSですが、実は従業員になかなか浸透せず、意図した通りに盛り上がらないということもよく起こっています。

社内SNSが盛り上がらない理由は、主に以下の6つに原因があると言われています。

これらの原因を正しく理解し、解決する対策を適切に行うことができれば、従業員も積極的に社内SNSを利用するようになり、社内コミュニケーションの活性化やナレッジの蓄積など、本来想定していた社内SNSの運用ができるようになります。

ただし実行すべき対策は会社の特徴や状況によっても異なってくるため、自社にとって必要な対策とは何かを正しく見極めることが大切です。

そこで今回は

・社内SNSが盛り上がらない6つの理由
・社内SNSが盛り上がらない会社3つタイプとタイプ別解決策
・社内SNSを盛り上げるツールの選び方 3つの比較ポイント
・盛り上がるSNSを作れるおすすめ社内SNSツール3選

について詳しく解説します。

この記事を読めばあなたも、盛り上がらない社内SNSを活性化し、会社のコミュニケーションの基盤として利用できるようになります。

1.社内SNSが盛り上がらない6つの理由

社内SNSはチャットやメッセージ送信、データ共有や業務連絡などから、社員のプロフィール公開や社長のメッセージ動画配信など、社内のあらゆる情報交換を簡潔に実現するコミュニケーションツールとして、近年飛躍的に普及しました。

しかし実際には、導入したものの従業員にうまく普及せず、社内SNSが盛り上がらないことを悩む情報システム担当者も少なくありません。

そしてそのような会社は多くの場合、以下の6つの理由うちのいずれか、あるいは複数の理由に該当する状況があります。

まずはこの6つの理由について、1つずつ詳しく確認していきます。

自分の会社がどれに当てはまるのかを確認してみてください。

1-1.社員が使い方や利用のルールを理解していない

社内SNSが盛り上がらない理由として最初にあげられるのが従業員に社内SNSの使い方が周知されていないというケースです。

せっかく社内のコミュニケーションツールとして社内SNSを導入しても、使い方がわからなければ利用できるはずもありません。

特に年齢の高い社員が多くいる会社ではSNSを利用している人も少なく、社内SNSを導入したからといってすぐに使いこなせるようにはなりません。

またツールの使い方だけでなく社内SNSを利用するためのルールが周知されていないというケースもあります。

社内で利用するためのルールが正しく認識されていないと、例えば

・業務に関係のないサークルやイベントの告知などに利用していいのか
・個人的な情報はどこまで伝えていいのか

など、社内SNSをどこまで、どのように使っていいかの判断ができず、投稿が減少する大きな原因となっていきます。

1-2.利用目的や必要性が理解されず投稿が増えない

会社がどのような意図で社内SNSを導入したかが従業員に明示されていないことも、社内SNSが盛り上がらない大きな原因の一つです。

社内SNSを導入しても、会社側が社内SNSで従業員に何をして欲しいのか、その目的がはっきり伝わっていなければ、社員は何をするために社内SNSを利用するのかを理解することはできません。

例えば部署内の小さいグループだけであれば、専用の社内SNSを利用するまでもなく、FacebookやTwitterなどの既存のSNSツールで十分です。

このような場合、あえて社内専用のツールである社内SNSを利用する必然性がありません。

このような場合でも、社内SNSの利用には意義とメリットがあるということを従業員に正しく周知させる必要があるということです。

1-3.プライベートな情報の投稿が増えて利用が滞る

社内SNS利用のルールが徹底されず、業務に関係のないプライベートな投稿が増えることで、業務に関わる情報交換や情報共有が阻害され、結果として社内SNSが利用されなくなっていくということも珍しくありません。

社内SNSにプライベートな情報をどこまでか書き込んでいいのかの判断については、微妙なさじ加減が必要になります。

例えば私的な投稿や雑談を一切禁止し、業務連絡だけを行うためのツールとしてしまっても、SNSは硬直し、決して社内でコミュニケーションが活性化することはありません。

しかし反対に、プライベートな投稿を全て解禁し、自由な書き込みを許してしまうと、業務に関係のないメッセージばかりになることで、肝心な業務に関わるコミュニケーションが無数のSNSメッセージの中に埋もれてしまう事態を引き起こします。

こうなってしまうと社内SNSはむしろ業務の効率化を妨げたり、適切な社内コミュニケーションを阻害する原因となってしまいます。

1-4.経営陣や上司に萎縮して投稿が減る

社内SNSの失敗事例としてよくあげられるのが、SNS上での上司の叱責などによる投稿の萎縮です。

社内SNSは経営陣から従業員まで会社に属する全ての人が閲覧・利用できることが大きなメリットです。

しかしこれはSNS上の失言や失態も従業員間で共有できるということを意味します。

こういった状況の中で特にネガティブに作用するのが、経営陣や上司が投稿する威圧的な発言です。

オフィス内とは違い、社内SNSで社員のミスを叱責すると、場合によっては社内全体にその叱責が周知され、「自分も怒られるかもしれない」という恐れを抱かせる原因になります。

こうなってしまうと従業員は問題を起こすことを恐れ、できるだけ社内SNSの利用を避けるようになっていきます。

1-5.特定のメンバーしか使わなくなり情報の共有が出来なくなる

社内SNSの利用では、SNSに慣れている社員だけが頻繁に利用することで、利用しない従業員との間に情報格差が生じてしまうことも盛り上がらない一員となっています。

若い社員の多くはSNSの利用に抵抗がなく、社内SNSを導入してもすぐに業務にも活用できますが、年齢層の高い会社では、普段からSNSを利用していないケースも珍しくなく、うまく社内SNSに参加できないという従業員も多くいます。

社内SNS導入時にこのような従業員へのケアを怠ると、社内SNSを利用できる社員とできない社員の間で、大きな軋轢を生むことにも繋がります。

もちろん社内SNSを利用しない社員への情報伝達はほかの社員に比べ遅くなり、また連絡漏れなどによる業務の遅延や停滞も起こりやすくなります。

またSNSを利用しない社員が疎外感を感じることで、業務に対するモチベーションが低下する原因にもなっていきます。

1-6.既存のコミュニケーションツールから移行できない

新しく導入した社内SNSを導入しても、それまで利用していたほかのコミュニケーションツールからの移行がうまくいかず社内SNSの利用頻度が上がらないということもよくあります。

社内SNSを導入する前から、チャットツールやメール、テレビ会議システムなど、さまざまな既存のツールを利用している場合、従業員がそれらのツールで業務に困っていなければ、積極的に社内SNSを利用したいとは思いません。

これが社内SNSの普及を妨げる原因となっていきます。

2.社内SNSが盛り上がらない会社3つタイプとタイプ別解決策

これまで社内SNSが盛り上がらない原因について確認してきましたが、これらを解消するために、むやみやたらに対策を行なっても高い効果はなかなか得られません。

社内SNSを盛り上げるための対策は、自社の特徴や問題点に合わせて適切に選択して行う必要があります。

そこでまず、社内SNSが盛り上がらない会社の特徴を考えると、大きく分けて以下の3つのタイプに別れてきます。

もちろん複合的な要因から、社内SNSが盛り上がらないケースもありますが、基本的には、それぞれのタイプに合わせて最適な対策を実施することが効果的です。

そこでこの章では、タイプ別の特徴と対策を合わせて紹介していきます。

2-1.SNSの導入に消極的な社員が多い

特に社員の年齢層が高く、日常的にSNSにあまり接することがない社員が多くいる会社では、社内SNSを導入しても、新しいツールの導入に抵抗を感じる人が多く、なかなか普及に至りません。

特に古い業種や業態の会社では、社内SNSにかかわらずITツール全般の導入に対して社員が消極的であることが多いことが原因です。

このような会社では社内SNSに対する社員の意識を変える必要がありますが、具体的には以下の対策が効果的です。

◎社内SNS導入の目的を伝え従業員に理解してもらう

社内SNS利用に消極的な社員への対策として重要なのが、社内SNS導入の意図を正しく伝えることです。

多くの場合社内SNSは利用の意図や目的を正しく示されないままに社員に提供されます。

このため多くの社員はこれまで業務に問題がないのになぜ新しいツールを使わなければいけないのかと疑問を持つことになります。

このようなケースでは

・どのような意図で社内SNSを導入したか
・社内SNSの利用によってどのようなメリットがあるか
・社内SNSが活性化することによって会社がどのように変革されるか

などを正しく伝えることができれば、社員の意識を大きく変えることができます。

ホームページやWeb社内報などを利用し、社長や常務など、経営陣が自らの発言としてその意図や目的を話すことができれば、なお効果的でしょう。

またこれに合わせて、経営陣が率先して社内SNSを利用して見せることも社内SNSを盛り上げる大きなきっかけとなります。

◎社内SNSの利用方法を周知する研修を実施する

このタイプの会社では、使い方がよくわからないからなんとなく社内SNS利用を敬遠しているという従業員も多くいます。こういった従業員に効果的なのが、利用方法を正しく周知するための研修です。

社内SNSの利用に難しい知識や技術は必要ありません。ほとんどの従業員は一度、操作方法を確認できれば誰でも使いこなすことができるようになるでしょう。

研修の開催は、利用に対する恐怖心を取り除くという点でたいへん効果的であると言えます。

◎利用がわからない場合の窓口を周知する

社内SNSの利用方法がわからなかったり、社内SNSでトラブルがあった場合に、質問を受ける窓口を設置するのも効果的です。

社内SNSの利用に消極的な従業員は、利用に対する抵抗や不安を感じています。

・失敗したら怖い
・何かあった時にどうしていいかわからない

という漠然とした不安が社内SNSを利用する上での壁となっている人には、困った時に相談できる窓口があるというだけで、一定の安心感をあたえることができ、社内SNS利用のハードルを下げる効果があります。

2-2.経営陣や上司とのコミュニケーションが少ない

そもそも社内のコミュニケーションが少ない会社では、突然社内SNSを導入してもすぐにコミュニケーションが活性化できるわけではありません。

原則として社内SNSは双方向のコミュニケーションツールです。

このため従業員が上司や経営陣に対して萎縮し、自分の意見を発言できる環境のない会社では、社内SNSはなかなか普及しないでしょう。

このようなタイプの会社で社内SNSを盛り上げたいと考えた場合、特に以下の対策が効果的です。

◎社員が気軽に投稿できる環境を整備する

まずは従業員が気兼ねなく発言できる状況を作ることが大切です。

ここで大事になるのは従業員ではなく上司や経営陣などの管理職側への対応です。

例えば社内SNS上のコメントで、上司が従業員を叱責するなどの状況はあってはいけません。

また知らず知らずのうちにパワーハラスメントやセクシャルハラスメントを行う「アンコンシャスバイアス」の問題もあります。

こういった問題を起こさないためにも、管理職に対して社内SNS利用に対する適切な研修を行い、従業員が安心して社内SNSを利用できる環境を整備することが大切です。

◎経営陣や上司に積極的に利用するよう依頼する

経営陣や上司から率先して社内SNSを利用するよう促すのも有効な対策です。

経営陣や上司とのコミュニケーションが活発に行われていない会社では、従業員が上司や経営陣に対して萎縮する傾向があります。

このため、従業員が社内SNSを利用したいと思っても、トラブルが怖く二の足をふむというケースも少なくありません。

このような場合に、経営陣や上司が率先して社内SNSを利用し、従業員とのコミュニケーションを取ろうとする姿勢を示すことができれば、社内SNSが盛り上がるだけでなく、社内のコミュニケーションもこれによって活性化していきます。

◎トラブル防止のためのガイドラインを示す

トラブル防止のための利用規範を作成して周知するのも、社員が積極的に社内SNSを利用するための環境整備として有効です。

1-3.プライベートな情報の投稿が増えて利用が滞るでもお伝えした通り、社内SNSは私的な投稿が増えすぎても、またプライベートな投稿を全面禁止としても、結局利用しづらくなり盛り上がりません。

例えば

・特定の個人や集団への誹謗中傷は行わない
・特定個人のプライバシーを暴く投稿の禁止
・文体（ですます調など）や利用できる絵文字などの規定
・取引先や顧客など機密情報の保護

など、投稿に関するガイドラインを定め、周知することで、従業員はより安全かつ積極的に、社内SNSを利用できる環境が整います。

2-3.利用しているITツールが多すぎる

多くのITツールを利用している会社では、社内SNSの導入に対する抵抗感が生じることはあまりありませんが、他ツールとの利用ルールが定まらずに、結局社内SNSへの移行がうまくいかないことがあります。

例えば部署内の小さなプロジェクトチームで、既存のチャットツールを利用しグループの情報共有をしていた場合、あえて手間をかけて社内SNSに移行したいとは思いません。

このような形で情報がさまざまなITツールに分散してしまい、社内SNSに一元化する流れが阻害されることになります。

◎利用するITツールをできるだけ社内SNSに一元化する

社内SNSを導入した際に、利用している既存ツールをできるだけ社内SNSに置き換えて一元化することが大切です。

4.盛り上がる社内SNSを作れるおすすめ社内SNSツール3選でも具体的にお伝えしていますが、社内SNSツールにはメッセージ配信やチャットだけでなく、ナレッジの管理や日報の報告、社員のプロフィール公開や全社員向けの告知など、さまざまな機能が用意されています。

これらの機能で代用できる社外ツールについては、基本的に社内SNSに移行することを促し、社内SNSへの情報の集約・一元化を進めることが、業務の効率化や事業の拡大にも繋がり、かつ社内SNSを盛り上げる上でも大切な要素になります。

◎社内SNSの利用メリットを周知する

社内SNSへの利用の集約化と合わせて行いたいのが社内SNSの利用メリットの周知です。

複数のITツールを利用した場合、共有する情報はどうしてもツールごとにバラバラに管理されることになるため、

・複数のツールを使いこなす手間が生じる
・情報が分散することで情報の共有が徹底しない

などが生じ、これらは業務の効率化を妨げる原因にもなります。

このデメリットを社内SNSに一元化することで解消できるということを従業員に周知させることができれば、ITツールの利用に寛容な従業員であればあるほど、率先して社内SNSへの以降に協力するようになるでしょう。

3.社内SNSを盛り上げるツールの選び方 3つのポイント

社内SNSを盛り上げる上で大切なのが、自分の会社に合った適切な社内SNSツールを選ぶことです。

しかし社内SNSツールは無数に提供されており、それらの中からどの社内SNSが自社に最適なものであるのかを調べるのはたいへんです。

そのような場合も、以下の3つのポイントを確認することで、導入すべき社内SNSツールを容易に見つけることができます。

一つずつ見ていきましょう。

3-1.社内SNSで何を実現したいかを見定める

社内SNSツールの選択では、漠然と社内SNSを導入するのではなく、まず自社が社内SNSで最も実現したいことは何か、つまり社内SNSで実現したい目的を正しく把握することが大切です。

例えば、

・従業員間の情報交換をスピーディに行いたい
・社長や経営者のメッセージを動画で直接、従業員に伝えたい
・ナレッジを蓄積保管して業務に役立てたい
・ビデオ会議やチャット機能で従業員間のコミュニケーションを活性化したい
・タスク管理情報を共有することで業務の効率化を図りたい

など、あらかじめ社内SNS導入によって何を実現したいかを具体的に検討しておくことで、導入すべき社内SNSツールを絞ることができます。

3-2.社員にとって使いやすい社内SNSツールを選ぶ

「社員が使いやすかどうか」は社内SNSツールを選ぶ上でも重要な比較ポイントになります。

社内SNSを利用するのはあくまでも従業員であり、閲覧に手間がかかる社内SNSは結局、あまり見られるようにはならず、盛り上がらない大きな原因となるのです。

特に重要なポイントは社内SNSツールのインターフェイス

・どこに何が書いてあるか見ただけですぐにわかる構成になっているか
・直感的に使えるレイアウトになっているか
・スマートフォンで閲覧した場合に見やすいか

などのポイントを確認し、ツールを選びましょう。

3-3.アクセス解析機能が充実した社内SNSツールを選ぶ

アクセス解析の結果は社内SNSの利用を促進するための情報として利用できるため、アクセス解析機能がある社内SNSツールを選ぶことをお勧めします。

・どのようなページにどの部署から多くアクセスがあったか
・アクセス数が増える時間帯はいつか
・どのような機能が従業員に人気があり、どのような機能が使われていないか

などの情報を確認することで、利用が少ない機能を強化したり、利用頻度の高い機能をさらに改善するなどの対応が具体的に取れるようになれば、社内SNSをより確実に盛り上げることが可能になります。

4.盛り上がる社内SNSを作れるおすすめ社内SNSツール3選

社内SNSツールにはそれぞれ機能に特徴があり、社内SNSを盛り上げるためには、自社に最適な社内SNSツールを選ぶことも大切です。

最後の章では、前章で確認したポイントを踏まえつつ、オススメの社内SNSツールを具体的に紹介していきます。

一つずつ解説していきます。

4-1.WORKSTORY

出典：WORKSTORY

株式会社ワークストーリーが展開する「WORKSTORY」は、社内SNSに必要な機能をほぼ網羅した万能型の社内SNSツールです。

Web社内報の機能も持つことで、SNSとしての利用だけでなく、会社の理念や目的を従業員と共有するためのさまざまな情報発信をことも可能です。

◎社員全員のプロフィールを掲載！部署の壁を超えたコミュニケーションも簡単

WORKSTORYは全従業員のプロフィールを掲載することができ、メッセージ機能を利用することで簡単に連絡を取り合うことができます。

業務で壁にぶつかった場合も、別部署の人材に手軽にアドバイスをもらったり、部署の壁を超えてプロジェクトを相談するなど、活発なコミュニケーションを実現します。

◎経営陣のメッセージを直接、従業員に伝えるWeb社内報としての機能を持つ

Web社内報の機能をもつことによって、会社の理念や情報をスピーディーに全社員に共有することができます。

例えば社長の新年挨拶動画を配信したり、常務が業務で感じたことをブログで発信し、社員から「いいね」やコメントをもらうなど、経営陣と従業員のコミュニケーションを手軽に実現することも可能です。

◎迅速な情報共有が可能なインターフェイス

会社のイベントや連絡事項をわかりやすいインターフェイスで迅速かつ正確に従業員に共有することが可能です。

健康診断の日程や新商品発売イベントの日程報告など、全社に向けて伝えたい情報から、小さい部署が開催するイベントや、社内サークルからのお知らせなど、従業員が従業員に発信したいイベント告知も簡単に行うことが可能です。

◎優れたアクセス解析機能により盛り上がるSNSを実現

WORKSTORYには、会社全体、部署やチーム、また個人別にそれぞれの利用状況をグラフで視覚的に確認できる、アクセス解析ツールが用意されています。

人気のコンテンツや部署ごとの閲覧状況などを一目瞭然で確認でき、さらなる利用促進とコミュニケーションの強化を図ることができます。

4-2.Talknote

出典：Talknote

「Talknote」はTalknote株式会社が運営する社内SNSツールで、素早い情報共有やナレッジの蓄積などにも高い利便性を誇ります。

タスク管理機能やメール連携機能など、業務の効率化や組織運営を円滑にするための機能が充実した社内SNSツールです。

◎タスク管理機能で抜け漏れのない確実な業務連携を実現

Talknoteに備わっているタスク管理機能を利用すれば、業務で発生するタスクを素早く担当者同士で共有し進捗をタイムリーに把握することができます。

タスクの内容と期限、担当者を設定するだけで、必要な人に必要な情報が確実に伝わるだけでなく、期限を過ぎて完了していないタスクがある場合には担当者に通知することで、業務の抜け漏れを回避します。

◎タイムライン表示で今、会社に起こっていることを効率的に把握できる

従業員が投稿する情報を、タイムライン上で最新のものから読むことができるため、今、会社に起こっている最新情報を、効率的に把握することができます。

参加しているノートの投稿が、最新のものから時系列で表示されます。

社内の最新情報がジャンルを問わず一画面で確認でき、社内情報を効率的に把握することが可能です。

インターフェイスのデザインはFacebookに似ていて読みやすい点もメリットです。

◎メール連携で必要な情報を伝えるべき人へ簡単共有

メール連携機能を利用すれば、外部から受信したメールなどをTalknote上から簡単に自動転送することが可能です。

転送したメールはTalknote上で一元管理ができるため、例えば取引先や顧客から送られてきたメールを、Talknoteを介して関係者に自動転送し、そのままナレッジとしてTalknote上に蓄積するなどの対応も簡単に行うことができます。

4-3.NotePM

出典：NotePM

「NotePM（ノートピーエム）」は、株式会社プロジェクト・モードが提供するナレッジ共有に特に高い性能を誇る社内SNSツールです。

ウェブ上でのナレッジの管理、高い検索機能、またマニュアル作成機能など、社内での情報の保管と共有、またその情報を業務に利用するための機能がたいへん充実しています。

◎ナレッジを簡単蓄積！全社員が情報を書き込むことで膨大なデータベースを構築できる

NotePMの最も大きな強みは、ナレッジをスムーズに作成・管理できる文書管理機能にあります。

文書入力では、作成が簡単なテンプレート機能や下書き機能などが充実しており、初めての人でも戸惑うことなく情報の入力ができます。

作成した文書はそのまま保管できるため、企画書や議事録、報告書などをNotePMで作成すれば、そのまま社内データベースとしても機能します。

また業務で利用するマニュアルもNotePMのテンプレートを利用して作成、蓄積が可能です。

◎スピーディな検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる

NotePMは強力な検索機能を持つことも大きな特徴の一つです。

文書管理ができたとしても必要な文書が探せなければ意味はありません。この点でNotePMの検索機能は文書管理機能を保管する上でもたいへん重要な機能であると言えます。

キーワード検索を利用すれば、蓄積した膨大な文書の全てに全文検索を行い、関連の文書を即座にピックアップできます。

検索画面をたいへんわかりやすく表示され、検索キーワードをハイライトで表示する機能やデータの絞り込み機能など、使いやすさにもこだわった機能となっています。

◎社内コミュニケーションにも利用できる

ナレッジが共有できる文書管理システムとしての特徴が強いNotePMですが、社内コミュニケーションを行うための一般的な社内SNSツールとしての機能もしっかりと備えています。

従業員が情報を提供したページには「いいね」ボタンやコメント欄も設置することができ、タイムライン表示を利用すれば、社内のさまざまな部署のその時の状況をまさにタイムリーに把握することも可能です。

まとめ

今回は社内SNSが盛り上がらない理由とその対策について詳しく解説しました。

社内で情報を共有できるツールとして近年、多くの会社が導入している社内SNSですが、実は従業員になかなか浸透せず、意図した通りに盛り上がらないということもよく起こっています。

社内SNSが盛り上がらない理由は、主に以下の6つに理由があると言われています。

またこれらの状況を作り出す社内SNSが盛り上がらない会社には、以下の3つの特徴があります。

・SNSの導入に消極的な社員が多い
・経営陣や上司とのコミュニケーションが少ない
・利用しているITツールが多すぎる

今回の記事では、これらの特徴を持つ会社に最適な対策を、それぞれ詳しく解説しました。

社内SNSを導入する場合、社内SNSツールを利用するのが一般的ですが、社内SNSツールにはそれぞれ機能に特徴があるため、社内SNSを盛り上げるためには、自社に最適な社内SNSツールを選ぶことも大切です。

この記事があなたの会社の社内SNSの運用に役立つことを願っています。