あなたの会社に「社内報」はありますか？
その社内報は、社員に読まれていますか？
惰性で刊行され続けている社内報に目新しい情報はなく、机に放置されたり捨てられてはいないでしょうか。
またはWeb社内報を導入したは良いものの、誰が読んでいるかわからず、当たり障りの無い情報に終始して自然消滅…なんてことはないでしょうか。
社内報は、本来会社が社員へ伝えたいことを発信できる、貴重なツールです。
年に数回のイベントで社員に共有される経営層の話や、毎日メールで流れる社内情報とも異なる、普段仕事をしているだけでは知らない会社の情報を得るためには、うってつけの方法です。
形式だけの社内報なんてもったいない。終身雇用が崩れ、働き方改革など社員を大切にする制度が浸透してきた今こそ、社内報のあり方は見直されるべきなのです。
最近ではあらゆる企業で、様々な工夫が凝らされた社内報が刊行されていますが、コストやリソース不足などで導入したくても出来ないと考えている企業もあることでしょう。
この記事では、各企業の工夫や取り組みを紹介し、企業に合った方法を見つけるヒントと最新の社内報事情をご紹介します！
社員が読みたくなる社内報を導入し、社員が会社のことをしっかりと理解し、帰属意識が持てる環境を作りましょう。
１、なぜ社内報を作るのか？
２、参考にしたい成功事例！あの企業の社内報5選
３、冊子？Web？望ましい社内報の形式は
３－１、文化を伝えたいなら冊子で、スピードを重視するならWEBで
３－２、媒体ごとに異なる「読まれる工夫」
★コラム 伝える手段は「社内報」だけではない
４、社員の心を惹きつけるコンテンツアイデア集
５、最新の社内報のあり方とは？更新され続ける社員と社内の情報共有
６、まとめ
１、なぜ社内報を作るのか？
社内報とは、社内広報におけるツールの１つです。
イントラネット、ポスター、壁新聞など、様々なツールを総括して社内報と読んでいることが多いです。
大切なのは社内報の中身。いかに社員が手にしたくなるような情報がそこにあるかです。
社長の言葉で直接語られる会社の未来や方向性、実務に役立つ先輩たちのキャリア経験、離れた場所で同じ仕事に関わる仲間の熱意、隣の部署の人の意外なプロフィール…普段仕事をしている中では知りえないような情報を伝えられる場が社内報です。
社内報は、社員が安心して働ける環境を作ることを目的としています。社員が最も安心して働ける環境＝不安の少ない状況を指します。メンバーが相互に理解できてる状況を作ることは、この不安を取り除く第一歩。自分の発言が受け入れられるかわからない、上司がどんな考えを持っているのかわからない…という不安がなくなることで、社員は自由に発言できるようになり、コミュニケーションが活性化し生産性も高まります。
この状態を心理学用語で「心理的安全性」と呼んでおり、2015年に米グーグル社がチームの生産性を唯一上げる方法として発表し、大きな注目を集めました。社内報には、会社やチーム、個人の情報を社員に伝えることで、この「心理的安全性」を支える大きな役割があります。
社内報には様々な形態があり、冊子、Web、アプリなどのメディアが使用されています。その中で最も多く利用されているのが冊子形態。最近ではWeb媒体の利用も急速に伸びており、紙社内報とWeb社内報の両立を図る企業が増えています。社内だけにとどまらず、取り組みとして社外に発信することで企業ブランディングのツールとして利用している企業もあります。
企業によって様々な目的・形態・使い方をとる社内報。
次章からは、成功する社内報のノウハウをお教えします。
２、参考にしたい成功事例！あの企業の社内報6選
ここでは、「社内報アワード」などでも知られる有名な企業の社内報から独自の工夫で社員から支持を得ている社内報まで、様々な社内報の成功事例をご紹介します。
その社内報の中で目立つ、工夫が満載の企画もあわせてごらんください。雑誌、Webなど使うツールも様々。自社の社内報の参考になりそうなイメージを探してみて下さい。
WEBはスピード、紙は深さ。紙とイントラを併用
マクロミルの社内報「ミルコミ」と「NOW」
https://www.mamoru-kun.com/tips/house-magazine-2/
マクロミルは、これまで発行されていた紙の社内報に加えて、2014年からイントラネットを導入し、WEBと紙の社内報を使い分けています。
WEBでは6枚の写真で毎日更新されるニュースなど「今」の情報を、冊子では経営陣や社員一人ひとりの本音といったストーリーや想いに着目した「リアル」を伝えています。
人数や拠点が増え、情報を早く伝える手段が重要視されるようになり月１で発行されていた紙の社内報では間に合わないということで、イントラを導入することに決まりました。
イントラを導入することで、紙の社内報のあり方を改めて考え直すこととなり、各々の媒体特徴を活かした内容をより深めることができたようです。
＜企画＞
・社員を褒めるコンテンツ「称えてミル」
WEB社内報で展開されている称えてミルは、「成長した人」「感謝を伝えたい人」など、毎回テーマを設定してコメントを集め、特にコメントが集まった人を特集しています。
選ばれなかった人も、自分に集まったコメントを読むことができます。日頃の感謝や御礼を伝えるためには良い企画です。テーマがあることで、相手も選びやすくなりますね。
・経営陣との距離を縮める「素の姿」の取材
紙の社内報では、経営層と社員の間の心理的な距離を縮める意図で「経営陣の素の姿を取材する」というコンテンツがあります。マクロミルには在籍期間が短い執行役が多く、よりコミュニケーションが重視されている背景からこの企画が生まれました。
仕事外での経営陣の様子を取材するというシンプルな企画ですが、経営者の内面や日常にスポットを当てた構成にすることで、社員が経営陣に対して親近感を覚えられるよう工夫がされています。
社員の家族へ想いをとどけるため、冊子として郵送する
グリーの社内報「ジーマガ」
https://corp.gree.net/jp/ja/news/blog/2015/01/02.html
グリーは、必ず社員の自宅と実家の両方に紙の社内報「ジーマガ」を郵送する取り組みを行っています。
もともとWEB社内報で社内のコミュニケーションが取れていましたが、会社の想いが社員を支える家族までは伝わっていないのでは、ということからこの取り組みが始まりました。ジーマガ0号を創刊準備号として発行し、社員の家族にアンケートを取った結果、離れて暮らす社員の家族から、働く会社のことがわかって嬉しいという声が多く継続することになりました。
その後は半年に一度24ページのボリュームで発行されています。実家にも郵送するものということで、封筒にもこだわっています。
＜企画＞
・社外の視点で会社を紹介する「外から見たグリー」
1号から定例で取り入れられている、社外の方にグリーの印象を語ってもらうこの企画。
田中社長の恩師である楽天三木谷社長や、社外取締役の方や共同で事業をしている方など、社外の人から、業界の未来に期待することや、ものづくりにかける想いといった様々な角度の意見を紹介しています。
社員は社内からしか会社を見られない分、社内報でこうした社外の目線を取り入れるのは新しい刺激を得ることが出来そうです。
・すごろく風にグリーのゲーム制作を紹介
社員の家族に届けるということで、主軸のゲーム制作の事業内容を紹介。ただ紹介するだけではなく、すごろく風のデザインを取り入れて流れをわかりやすくしています。
アンケートでも好評だったようで、社員が自分の仕事内容を家族に説明するときにも役に立ちそうです。
企業文化の醸成と社内活性化を目的に、8つの社内報にそれぞれの役割
サイバーエージェントの社内報「CyBar」他
https://www.cyberagent.co.jp/way/features/list/detail/id=12847
企業文化が競争力だと考えるサイバーエージェントでは、企業文化の醸成と社内活性化を目的として、なんと一社で8種類の社内報を刊行しています。
もともとWeb社内報である「CyBar」があり、それに影響を受けた事業部が自発的に社内報を発行し始めたのがきっかけでした。
週1回更新のCyBarは、「社内報で業績を上げる」をテーマに、社内でうまくいっている事例や活躍する人材など大量のケーススタディを更新しています。その他の冊子は月1～数ヶ月に１回のスパンで発行され、こちらはコミュニケーション促進が主な目的です。
例えば社内報アワード2017で表紙グランプリに輝いた「mamaHO」は、育児と仕事を両立するママ社員の様々な経験談を掲載する、ママ社員向け社内報。社史ヒストリエはイントラで月4回、関係者への取材に基いた詳しいプロジェクト史を伝えるもの。成功事例だけではなく失敗したプロジェクトも取り上げるなど、リアルな企業文化を伝えて若手に「チャレンジ精神」を継承しようとしています。
社内報アワード https://www.cyberagent.co.jp/way/features/list/detail/id=20901
＜企画＞
・育児休暇から復帰した社員の1日のタイムスケジュール
mamaHOでは、育児休暇から復帰した女性社員の声と1日のタイムスケジュールを取材し載せています。ワークライフバランスが取れるのか、今までどおり仕事が出来るのか、育児休暇をとっても不安なもの。その不安を拭うため、今休暇中の社員も自分が復帰する際のイメージを湧かせることが出来るようになっています。
「社内」報なのに「社外」公開！？ライターは社員一人一人。
エン・ジャパンの「en soku!」
エン・ジャパンが展開する社内報は、なんと「社内」報なのに「社外」公開。
それってただの自社PRメディアなのでは…と思いきや、投稿される内容はあくまで「社内」報なんです。
エンソクの特徴は、ライターや担当者をおかずに、社員一人一人が十人十色の記事を更新していること。その数なんと1000記事超え！社員が社内の人に向けて、ありのままの社内の日常や自社の情報を発信する、社内報としての有り方を保ちながらも、WEBサイトは社外にも公開されています。
エンが大切にする「正直・詳細な情報」を提供する姿勢に基いて、あくまで社員個人の意見を反映したものであり、会社としての見解・方針ではないことが明記されています。
「ワクワクする情報を社内に埋もれさせるのはもったいない」という思いから、社員の家族、友達、昔の仲間などにも見てもらえるサイトを目指しこうした形式になりました。
アプリだから社員がラフに投稿・閲覧できる、今ドキ社内報
デジタルガレージの「エムツウ」
https://hcm-jinjer.com/media/contents/b-contents-3520/
デジタルガレージは自社開発の社内報アプリ「エムツウ」で、ラフに情報を発信。
変化の速いIT業界に身を置くデジタルガレージは、タイムリーな情報を素早く届けるために、スマートフォンでサクッと見られるアプリでの情報共有をしています。
各事業部やグループ会社情報、社員紹介、新サービスのニュース等、組織や事業のことを発信するのはもちろん。社員自身が得意分野を活かしたコラムやプライベートが見える投稿など、「親しみやすい」社内報としてのコンテンツが用意されているのも特徴です。
今の時代に合った、社内報の新しいカタチを実現しています。
３、冊子？Web？望ましい社内報の形式は
２章でも紹介したとおり、いまや社内報には、冊子だけではなく、WEBや様々な媒体形式があります。
この章では各媒体の特徴や、媒体ごとに読まれる工夫を紹介します。
３－１、文化を伝えたいなら冊子で、スピードを重視するならWEBで
どの媒体が望ましいかは、社内報の目的や割けるリソースによって異なります。
次の表で各媒体の特徴を見ていきましょう。
あまりリソースを割かず、更新の手軽さや速報性を重視するならWEBかアプリ、独自性にこだわり社員の家族にも文化を伝えたい場合は冊子を選択すると良いでしょう。
IT化が進むこのご時勢、WEBが台頭するかと思いきや、現物を手に取り、家族に伝えることが出来る紙の社内報の重要性も改めて見直されています。
『パナソニックなどがWEB社内報をやめて紙社内報を復活させた理由』
http://hansoku-legend.jp/paper-company-magazine/
とはいえ、鮮度の高い情報がイントラや社内SNSなどで当たり前にやりとりできるようになっているのに、月１回程度の社内報では伝えられる情報は限られます。
WEBやアプリと併用し、役割を使い分けることでより深い情報を社員へ届けられるでしょう。
現在は一人一台スマホが当たり前の時代、手軽に閲覧できるアプリ化はこれからさらにスタンダードになっていくことが予想されます。
３－２、媒体ごとに異なる「読まれる工夫」
どんな媒体であっても、社員に読まれる工夫を凝らすことが大切です。
社内報は惰性で続けると、情報の価値が下がり徐々に読まれなくなってしまいます。トライ&エラーで常に社員が興味を持つような新鮮な内容に変えていきましょう。
その面で、WEB社内報はどれくらいの社員に読まれているのかを数字で把握することが出来るため、見られていない場合は対策を講じることが出来便利です。
冊子の社内報を運営している企業は、定期的にアンケートを取るなどしてカバーしているところもあります。
読まれる社内報にするためのポイントは、媒体ごとに異なります。
＜紙の場合＞
・目を引く、一風変わった表紙や封筒を取り入れる
・必ず自宅に郵送し、手に取る機会を作る
・表紙に目玉コンテンツを掲載し、興味をそそる
・カバンに入れて持ち運びやすいB5以下のサイズにする
＜WEB・アプリの場合＞
・社員が最も目にしやすい時間帯（朝、終業前）にメールなどで更新の告知をする
・一目見て興味を惹くような写真とキャッチをTOPに表示させる
・コンテンツは簡潔に、スマホですぐに読めるものにする
・アプリは更新通知を出すようにする
とはいえ、大切なのはコンテンツの中身。
社員が読みたいと思える内容を汲み取っていれば、当然読まれる社内報へとなります。
次の章で、社員に読みたいと思われるようなコンテンツを考えていきましょう。
★コラム 伝える手段は「社内報」だけではない
社内報は社内広報の手段の一つですが、社内広報には他にもあらゆる方法があります。
例えば、主に広報担当者などが更新する「社内ブログ」を取り入れている企業も多いです。
更にユニークなものだと、昨今の動画メディアブームもあり、社内に共有するメッセージを動画で取り入れたり、毎日会社や業界の方向性などがラジオ番組として社内に配信される「社内ラジオ」を取り入れている企業もあります。
こうした社内広報の手法は、社内報と同じような目的で取り入れられています。
社内報よりも自社に合っている方法があれば、視野に入れてみても良いでしょう。
『社長の発信力が社員の自発性を促す！熱量がダイレクトに伝わる社内ラジオの取り組みを徹底取材』
https://and-l.jp/magazine/office-radio/
『社内を活気付ける社内ブログ運用9つのコツ&ツール5選』
https://and-l.jp/magazine/corporate-blog/
４、社員の心を惹きつけるコンテンツアイデア集
この章では、社内報の企画に着目していきます。
社員が読みたいと思う内容とはどんな内容なのでしょうか？他社の工夫を参考にしながら見ていきましょう。
・社員インタビュー
定番のコンテンツですが、インタビューされている社員と関わりのない人にも興味を持ってもらうための工夫が求められます。
他の社員への啓発、学びを目的とし、マネージャー層のキャリア経歴や新人時代のエピソードを聞く、表彰された社員やMVPとなった社員のナレッジを共有するなど、仕事の上でタメになることを取材するのがおすすめです。
マクロミルなどのように、社員からすると知ってはいるが関わる機会の少ない経営陣などは親近感を持たせるためにあえて休日や趣味といったプライベートを取材するなど、緩急をつけると飽きられません。
・業務紹介
核となる事業のフローや、その事業が生まれたきっかけを紹介するコンテンツ。新入社員や社員の家族にも好評な企画です。また、業務がセクションごとに分かれている場合、自分がどの役割を担っているのかを知り全体の一部である意識を持たせることが出来ます。
テキストだけでは退屈になってしまいがちな内容なので、グリーのようにすごろく風にしたり、オリンパスはキャラクターを使ってマンガにするなど、ビジュアルで楽しめる工夫をしています。
https://doda.jp/careercompass/compassnews/20180525-36604.html
・店舗、工場紹介
離れた事業所などを取材するコンテンツは、社内の一体感を高めたり、コミュニケーションのきっかけ作りをするためには最適です。亀田製菓が行っていたように、実際に現場に足を運んで社員を取材する、写真を多用するなどしてよりリアルな情報を届けることが大切です。
・社内制度特集
育児休暇している社員からのコラム寄稿や休暇制度を使ってのレポート、支援制度で資格を取るまでの密着…など、社内制度の使い方や社員の感想を紹介していく企画。「こんな風に使っていいんだ」と思わせることで制度のアピールになります。
・トップメッセージ
トップメッセージも定番の要素だからこそ、見せ方にこだわりたいところです。WEBやアプリであれば、動画を取り入れるのがおすすめ。表情が見えることでより熱量が伝わり、社員の士気を上げる役割にもなります。大手企業の楽天やローソンでも動画が取り入れられています。
・プロジェクトストーリー
先に挙げた「CyBar」では、ただのプロジェクトストーリーにとどまらず、失敗したプロジェクト史もピックアップして、関係した様々な立場の人の意見を取材しています。
失敗からの学びは多いもの。もちろん同じような失敗を繰り返さないための牽制にもなりますが、一方で「こんなチャレンジがあったんだ」という事実が社員のモチベーションを上げることも期待できます。
あくまで客観的な目線を大切にするため、プロジェクトの経緯については出来るだけ多くの関係者の視点を取り入れることに注意します。
・ファッションスナップ
ラフコンテンツとして、社内のおしゃれな社員のスナップ特集もおすすめです。
新入社員へのファッションのお手本にすることも出来ますし、社員を紹介するコンテンツとしては編集の手間は少なく済み、写真で伝えられるのでお手軽でもリアル感が出ます。海外支社のある企業などは、国をまたいで特集するとより面白いコンテンツになります。
https://www.mamoru-kun.com/tips/house-magazine-2/
・ランキング
「社員の出身地TOP10」や「社食人気メニューTOP10」などの会社にまつわるランキングも面白い要素です。アンケートなど社員参加型要素が強く、関心も高まります。「社長が選ぶ本10選」や「女子社員のおすすめコンビニスイーツTOP10」など、個人に依存したランキングも。
他にもネタが知りたい人は、以下の記事も参考にしてみましょう。
『社内報の「基本企画・特集」ネタ帳』
http://honlabo.com/lesson/lesson-11/
５、最新の社内報のあり方とは？更新され続ける社員と社内の情報共有
ここまで、あらゆる社内報のあり方や企画についてお伝えしてきました。
社内報は企業によって様々な目的を持ち、それによって伝える手段も多種多様であることがわかったと思います。
ここまでをふまえ、社内報において重要なポイントを以下に整理します。
・離れた現場のことも臨場感をもって共有できる
・社員の心をひきつけるテーマが用意されている
・社員の家族や昔の仲間、あるいはこれからの仲間に社内の様子を発信できる
・投稿数やログイン率を見て戦略を練ることが出来る
こうしたポイントを踏まえるため、冊子やWEB、アプリなど企業によって媒体を選んで展開されています。
コストも少なくリアルタイムな情報を鮮度をもって届けることの出来るWEB社内報が主流となりつつありますが、アクセス環境がなくとも家族などが手に取れる気楽さやいつでも取り出せて読み返すことが出来る保存性など、WEBだけではまかなえないことももちろんあります。
上に挙げた重要なポイントをおさえた、画期的な社内共有ツールが「&life」です。
重要なポイントに沿って、&Lifeで出来ることを振り返ってみましょう。
・社内の出来事や情報をスピード感をもって発信することができる
アプリとWEBで、常に新しい情報を得ることが出来ます。
アプリにはプッシュ通知を用意。会社から社員にアナウンスされる「社内連絡」など、更新された記事はリアルタイムでチェックでき、速報性に優れています。部署の詳細、社員のプロフィールが、WEBとスマホですぐに見られるのも&Lifeの特徴。人事異動などがある時もすぐに対応出来ます。
・離れた現場のことも臨場感をもって共有できる
「マイエピソード」や「部署ニュース」というカテゴリで、社員が自由に記事を投稿することが可能。写真の枚数や文字数を指定して、より臨場感のある情報を集められます。
投稿の催促として、特定の部署に「投稿して下さい」とアラートで知らせることが出来ます。
・社員の心をひきつけるテーマが用意されている
「社内の人にサンクスメッセージを書いてみよう」「マイブームについて書いてみよう」など、例文つきで書きやすいテーマを用意。
内容を指定することで、社員が書きやすく、さらに興味を持つような記事を仕上げることが出来ます。
・社員の家族や昔の仲間、あるいはこれからの仲間に社内の様子を発信できる
WEBとアプリだけではなく、なんと紙でも出力が可能。社員の家族に配ったり、離れた仲間に郵送するなど、実際に手にとってもらう機会を作ることが出来ます。
・投稿数やログイン率を見て戦略を練ることが出来る
管理画面では、いくつ記事が投稿されたか、また社員がどのくらい見ているのかの基準となるログイン率などのデータを見ることが出来ます。
ログインしていない社員にアクションしたりすることで、より見られる社内報を作ることに役立ちます。
６、まとめ
様々な企業の社内報の工夫や、媒体ごとの特徴を説明しました。
社内報は企業ごとに全く違うからこそ、企業のカラーが出せる場でもあり、社員へ文化を伝えることが出来ます。
目的やコストに見合った媒体を選び、社員が読みたくなるような企画内容を練ることが読まれる社内報にするために重要なポイントです。
これらを踏まえて、自社に最適な社内報を検討してみて下さい。
