フレックス制度導入はむずかしい？導入で社員を混乱させないポイント徹底解説！

近年では、ワークライフバランスの体制を会社に求められるようになりました。
社員が働きやすい環境を作るには福利厚生を充実させたり、様々な制度を取り入れてみるなどの試みがあるかと思います。

今回は出退勤管理を自分で管理できる制度として利用される、フレックス制度についてご紹介します。

フレックス制度の導入は意外に簡単です。
しかし導入に伴い、社員の認識を合わせ、気持ちよく活用していただくために注意が必要です。
そこで今回は導入に成功した企業と失敗した企業の実例を通して紹介していきます。
成功企業から制度の制定基準や運用方法、失敗企業から日頃の運用で注意すべき点がわかりますので、導入を考えている企業の方は是非参考にしてみてください。

1.フレックス制度が導入しやすい企業とは
　1-1.フレックス制度とは
　1-2.フレックス制度のメリット・デメリット
　1-3.実際にフレックス制度始動に向いている業種は？
2.より良く社員に活用してもらうための運用方法をご紹介
　2-1.導入企業から学ぶ制度の設定方法
　2-2.取材からわかる制度の運用方法
3.フレックス制度導入方法
　3-1.フレックス制度導入まで
　3-2.導入で気を付けるべきこと
4.まとめ

1.フレックス制度が導入しやすい企業とは

制度導入にはどうしても向き不向きが出てきます。特にサービス業などの多くの連携が必要となる業種は導入が難しいかもしれません。
この章では、制度の説明から企業に導入するメリットと、自分の企業が導入に向いているかがわかるようになります。

1-1.フレックス制度とは

制度を導入しようにも、自分で深く理解できていなければ社員への共有が万全にできません。
そこで概要からメリット・デメリットについて説明します。
この章で自分の企業に制度が適しているのか判断できるでしょう。

フレックス制度とは、最大期間を一か月とする一定期間内の総労働時間をあらかじめ決めておき、労働者は下図のように期間内の労働時間を自由に選択することができる制度です。

http://www.loi.gr.jp/knowledge/wplaw/wplaw04-08.html
しかし、すべてが自由に選択できるということでもありません。
フレックス制度は、コアタイムとフレキシブルタイムを組み合わせて運用しています。

コアタイム：一日の中で必ず出勤していなければならない時間
フレキシブルタイム：出勤するか退勤するかを自由に選択することができる時間
※企業毎にどちらも決められます。

1-2.フレックス制度のメリット・デメリット

【メリット】
▼社員のメリット
・自分で時間をコントロールすることによるモチベーションの向上
自分の予定や、子供の送り迎えの時間を自分で調節することで「この時間までに終わらせる」という意識が働きやすくなります。

・業務効率化
実際に自分の時間を意識することでタスクの優先順位のつけ方、業務量を把握した働き方から結果的に業務の効率化につながります。

▼会社のメリット
・ワークライフバランスが保たれ、定着率へつながる
自分の時間を意識し、自分なりの働き方ができることで会社環境が要因の離職率低下の効果が期待できます。

・残業代のコストカット
社員の業務内容によってはアポイント等から必然的に残業となり、その分残業代がかかります。
そこでフレックス制度を利用して時間をずらすことで不必要な残業代を支払う必要がなくなります。

・採用面のアピールにつながる
制度を導入することで、新卒・中途への採用活動にも効果が期待できます。
ワークライフバランスの体制のある会社として認識されやすくなります。

【デメリット】
デメリットとしては、主に業務面があげられます。
・コアタイム以外の業務の連携がしづらい
・社員間のコミュニケーション機会の減少
上記の二点など、コアタイムを過ぎて連絡を取りたい社員が退社してしまえば連絡がつかず、業務の遅れが生じる可能性があります。
こちらを改善する方法として、データの共有方法・連絡手段の確保など企業ごとで対策をしなければなりません。
こちらは、フレックス制度導入を検討しているのであれば、必ず検討しなければいけない大きい問題です。

1-3.実際にフレックス制度始動に向いている業種は？

では、どの様な業種で導入されているのでしょうか。
内容によって取り組めない業種はいくつかあります。
実際にフレックス制度を導入している企業は、下図のとおりです。

http://u0u1.net/IxbR

内閣府男女共同参画局がだしたフレックスタイム制を導入している企業の割合の推移の調査によると、社員数が1000人以上いる大企業に導入されている傾向であることがわかります。会社数で置き換えると大体20社に1社しか導入していないのが現状です。

次に厚生労働省が出している就労条件総合調査から業種別にフレックス制度を採用している企業の割合を見ていきましょう。

http://www.hataraku.metro.tokyo.jp/tokyorodo/keyword/36.html

導入に向いている企業は、個人間の業務が多く、ほかの部署や社員と密に作業を行わなくてもよい業種といえるでしょう。

理由として働き方が個人化できる仕事内容であると取り入れやすいとされています。
よって情報通信業は自分の技術や能力を必要とし、ネットワーク上でつながることができます。
会議の手法をスカイプやチャットなどのネットワークを利用することで導入しやすくなります。

次章は、制度を導入した企業をご紹介します。
導入した企業をみて制度運用のヒントを知ることができます。

2.より良く社員に活用してもらうための運用方法をご紹介

フレックス制度導入には、向き不向きがあります。しかし、向いている企業でも制度を廃止する企業はいくつかあります。
今回は制度導入で成功した企業と失敗企業を紹介します。
どちらも知ることで制度導入で躓かないようになりますのでぜひ参考にしてください。

2-1.導入企業から学ぶ制度の設定方法

▼成功企業
・ファイザー株式会社（医療用医薬品事業）

1974年にフレックス制度を導入しており、２つのコアタイムを設けて実施しています。
①10:00～12:00
②14:00～16:00

また、金曜日の標準労働時間を短くすることで、金曜日に早く退社することを促す仕組みとして取り入れられています。

標準労働時間：
月～木　9:00～18:00
金　　　9:00～16:00

そしてこちらの会社では、制度の効果を高めるために取り入れている工夫として「ウィークエンドフレックス」があります。
上司の了承が得られれば、金曜日の午前のコアタイムが終了後、午後のコアタイムの勤務が免除になるというものです。
この制度を使うことで、半休休暇を使用しなくとも金曜日は正午に退社できるため、旅行やリフレッシュをする時間にあてることができるようになっているそうです。

・三井物産ロジスティクス・パートナーズ株式会社（不動産投資信託）
長時間労働が当たり前の社風だったのを問題視し、意識改革と制度変更から大きく変化を遂げました。その一つの取り組みとして社員からの声で導入したのがフレックス制度でした。

コアタイム：11:00～15:00
全員が揃うコアタイムに向けて自分の仕事の時間を調整するので、自然と協力体制も強くなったそうです。普段は定時で働いているものの、子供を病院に連れて行きたいといった、いざというときのセーフティネットになるので、精神的にすごく安心感があるという声があがっています。

また、社員と密にコミュニケーションをとり、働く環境を整える意見を多く聞く機会を作っています。こういった日々の取り組みからワークライフバランスの体制が整っているといわれるホワイトアロー企業100選に選ばれました。

▼失敗企業
・伊藤忠商事株式会社（総合商社）
制度を導入したところ、運用方法から下記の問題が起きました。
・社員の認識のすれ違い
・遅い時間の出社・退社の常習化

社員の出社時間がコアタイムぎりぎりの遅い時間へ後ろ倒しになり、朝のお客様の電話が取れなくなるといったことが起きるようになったそうです。
長い間フレックス制度を導入した結果社員の認識が遅く出社できるという認識になってしまったのが運用のミスでしょう。

そこで制度を廃止し、朝型勤務の導入に変更しました。
朝型勤務の概要として、20時には仕事を終え、終わらない場合翌日の始業前に出勤します。
翌日朝勤務（朝5時～8時）には、深夜勤務と同様の割増賃金を支給（時間管理対象者は150%、時間管理対象外の社員にも25%を支給するという制度です。
よって朝に仕事を回すということは、始業前には終わらせなければならないという意識が強まり、残業でだらだら業務を行うより効率を重視した勤務体制に変化したそうです。

よってフレックス制度をただ導入するのではなく運用方法や問題点の解決を必要になってきます。導入時期が長くなり安定した制度運用ができても、社員の制度の活用方法を日々チェックしていくことが大切です。
次に失敗しない制度導入をうまく行っていくための具体的な方法を企業インタビューしてきましたので参考にしてください。

2-2.取材からわかる制度の運用方法

今回取材させていただいたのは、ヒートマップツール「USERDIVE」の開発・提供とWebサイト改善のコンサルティングを行っている「株式会社UNCOVER TRUTH」です。
2017年にフレックス制度を導入したとのことで導入に至るまでの配慮すべき点について詳しく伺ってきましたのでご紹介します。

株式会社UNCOVER TRUTH人事部長濱田様(左)と人事制度企画担当藤尾様(右)にお話をお伺いしました。