［case01］離れた国や地方を繋ぐコミュニケーション。「みんなが書きたくなる」運営チームのノウハウ

多角化する事業の一方、コロナ禍でイベントが激減。一緒に働く仲間を知る手段を模索していた

ー導入の背景や、課題を教えて下さい。

弊社は多角的に事業展開をしていてそれぞれバラバラの場所で働いているため、他の事業部の方は勿論、一緒に働く仲間のことも良く知らない状況がありました。
例えば、自分がアパレルの事業部で働いていた時は中国・広州のスタッフとやりとりをすることが多かったのですが、文面でのやりとりだけで顔を見たことはほとんどありませんでした。

数年前は会社の飲み会や交流会といったイベントを頻繁にやっていたのですが、そうしたイベントにも他県や海外のスタッフは参加できず…加えてコロナ禍もあり、直接顔を合わせて交流するイベントもほとんどなくなってしまったんです。そんな状況下で一緒に働く仲間と交流したり、お互いを知るための手段を探していたところに、WORKSTORYに出会いました。

ー実際、WORKSTORYを使ってみてどうでしたか？

離れた場所で働くメンバーのプロフィールが見られるので、好きなものがわかります。もともとコミュニケーションが苦手なのですが、そのおかげで会ったときに会話がしやすくなったんです。翻訳機能もあるので、広州のスタッフともメッセージで意思疎通が出来ます。

自分も海外事業部のスタッフとは会ったことが無かったので、WORKSTORYで初めてお顔を見ました。グループ全体を通して、働く仲間の顔が見られるのはとても良いことだと思います。
あと、うちの会社は事業がどんどん増えていくので社内の人でも何を始めたのか把握していないと思いますが、ワークストーリーでそんな事業のことを知る機会ができました。
事業部ニュースを通して、お互いの事業部が何をしているのかわかるようになったことも大きいですよね。

ーWORKSTORYで、社内の関係性や情報共有に変化はありましたか？

私の事業部は人数も少ないうえに平均年齢が若く、あまり他の事業部の方とは接点がありません。だから、社内には得体の知らないおじさんたちがたくさんいる印象で（笑）
でも、そんな他の事業部の立場が上の方々のことも、ワークストーリーの投稿で人となりがわかるようになりました。おじさんって投稿するのが好きな人が多いのか、皆さん意外と沢山投稿してくれています。それを見て「あ、意外とユーモアのある人なんだな」というのがわかったりして、とても楽しいです。
立場が上の方や会ったことない方は怖いんじゃないかというイメージがあったりしますが、親近感が湧きました。

会長がワークストーリーの投稿を見て、新しく入社した65歳のパートの方と仲良くなり、その事業部のメンバーを含めて飲みに行ったそうです。
関わりがなかった人同士が関わるようになったのは、一番大きな変化だと思います。
僕はバイクが好きなのでその記事を書いたら、秋田の事業部のスタッフの方が反応をくれて。ほとんど会ったことはなかったのですが、それからよくやりとりしています。
周りからは「マニアックすぎてわかんね?よ！」と言われたりしたんですが（笑）わかってくれる人がいて、嬉しくなりました。

インタビューや部署のニュース投稿で、社内連絡を幅広く活用

―皆さんは、どんな機能を使っていますか？

インタビュー機能を使って、社員インタビューを何回かしました。スマホでもPCでもできるので便利ですよね。リアルタイムに相手の返答が返ってくるので、操作性が面白かったです。僕は中国のスタッフに今の仕事や経歴をインタビューしました。

私は他の事業部のリーダーにインタビューしました！自己紹介や普段の仕事や、仕事への熱意、プライベートのことを聞きました。
実は、その部署は一番ワークストーリーへのアクセス率が悪い部署で。その方自身も2ヶ月間一度もアクセスがなかったので、自分のインタビューなら気になって見てくれるんじゃないかと思って、企画してあえて巻き込みました。

業務的なやりとりは他のアプリでしているのでメッセージ機能は使っていなくて、ワークストーリーでは投稿がメインです。僕自身も結構頑張って投稿していて、拍手の数が多いと嬉しくなります。

―社内でのWORKSTORYの具体的な使い方を教えて下さい。事業部の投稿や社内連絡の投稿、個人の投稿はどの投稿が多いですか？

社内連絡や各事業部の投稿と、個人投稿の「マイエピソード」は同じくらい投稿数があります。各事業部のニュース投稿も多いですね。高橋の所属するバースデールームは、「バースデールーム通信」というタイトルで、コンスタントに撮影風景や仕事内容を動画と写真で上げてくれてます。

SNS用や商材用によく撮影をするので、その時のことを記事にしています。部署のメンバーに、文章を書くのが得意な方がいて、投稿も好きで楽しんでやってくれていて、撮影の裏側などを社内に共有しています。

社内連絡では毎月、社員の誕生日の投稿をしています。誕生日の人のために、管理部でオリジナルの画像を作ってお祝いしています。
もともとうちの会社は毎月社員の誕生日を祝う文化だったんですが、直接顔を合わせなくてもお祝いできるようになったのは良いですね。
他にも、映像事業部が関わっている番組の放送日時をお知らせしてくれたり、新入社員の挨拶など、社内の共有事項として社内連絡は幅広く使われています。

マイエピソードはフリーでの投稿に加えて、月に1度運営からお題を出して投稿を募っています。テーマは私たち3人で作ったものを、代表の佐々木に提案して決めています。今月のテーマは（インタビューは11月）「好きな鍋の味・具材」です。季節感のあるテーマも多いですね。

強制ではなく自発的に上げて欲しいという想いから始まった「テーマ投稿」

ーマイエピソードをテーマ制にしている理由はなんですか？

最終的には強制ではなく自発的に上げてもらいたいと考えていますが、最初は社内の巻き込み方が掴めませんでした。見るだけの人もいれば発信できる人もいて、それぞれのスタンスが違う中でみんなが書きやすくするにはどうするかを考えました。
強制ではないけども、書かなきゃいけないような環境を作れば自発的に書いてくれるんじゃないかと考えて、テーマ投稿を始めました。

9月にテーマ投稿を使ったシークレットイベントをやったんです。いつもと同じようにお題の投稿をしてもらい、その中から会長がMVPを決めて、選ばれた人には豪華商品が送られました。
「あなたのカメラロールを見せてください」という企画で、写真とともに思い出を語ってもらうという企画で、豪華に商品券5000円分が何名かに送られました。
イベントの結果を発表した後、一気に分析ツールのアクセスの数値が上がりましたね。社員のモチベーションが上がり、そこから自発的に投稿してくれる人が増えました。
そこから度々投稿イベントを企画するようになり、「投稿するといいことがあるかもよ」と社内で周知しています。

うちは昔から忘年会の景品でディズニーのチケットを出したりもしていたんですよ。
景品があるとみんな燃えるから、盛り上がりますよね。それがワークストーリーを盛り上げるアイデアに活かされてます。

ー社員の皆さんの反応はどうですか？

各部署のリーダーにこちらから促して、メンバーに投稿の催促など声をかけてもらっていますが、反応は半々だと思います。反応が良い人も多いですが、やらない人はやらないです。
事業部によっても偏りがあって、よく投稿する事業部と、しない事業部があります。
でも新しい事業部のメンバーはほとんど全員投稿しています。

アクセス数を分析画面で見られるので、自分は分析の数値を日々チェックしていますが「見る専門」の人も多い印象です。

「見る専門」の人がいるのはいいことだと思っています。興味を持ってアクセスしてるってことは、見るだけでも楽しい情報ということだと思うので。そういう人が1年くらい経って記事を書いてくれるようになるかもしれませんし、それまで運営チームや他の人が盛り上げていけば良いかなと考えています。

ー皆さんは、どのようにして運用チームに選ばれたのですか？

僕たちは代表の佐々木の指名で運営チームに選ばれました。 和久田は管理本部なのでメインの窓口として、高橋と僕は部署の中では入社年数が浅い方だったので、上層部がやるより下から持ち上げて欲しいという想いがあったみたいです。
和久田は管理部のリーダー的な立場ですが、社内の繋がりというところで「メインはお前ら2人で、下から持ち上げていけ」と言われていました。
ゆくゆく、下が入ってきたらどんどん世代交代をしていく予定です。

私は事業部のSNSを運営しているので、「得意そうだから」と軽く言われたのですがそんな思惑があったんですね。
最初はツールの導入に関わったこともなく不安でしたが、みんなが自由に素敵な投稿をできる場として、気軽に使えるにはどうしたらいいかを色々考えました。

表では楽しく、管理側は厳しく。投稿を活性化するためチームで試行錯誤した

ー導入時はどんな工夫をしていましたか？

導入時は皆さん見てくれるかな?というところが一番心配でした。最初は挫けて、このチームで1時間くらいミーティングしたよね。

「どうしたらみんな見てくれるか」というところはとにかく話し合いました。
「社内を巻き込む」という表現をしたら、「巻き込む」って表現はおかしくないかと佐々木に指摘を受けました。強制じゃなくて、自主的にやりたくなるように思わせる方法はいくらでもあると…いつも佐々木は答えを言わず、僕たちに考えさせるんです。

僕たちで運用方法を考え、指摘を受けてまた修正、というのを繰り返しました。そこからマイエピソードの投稿企画なども生まれました。
まずアクセス数や投稿数の目標数値を出して、大体どれくらいの比率を合格ラインにするかというのを決めています。なので分析機能はかなり使っていて、月ごとに集計して、アクセス数と投稿数で数字が高い人として、上位3位までをレポートで出しています。

集計した結果は各部署のリーダーに毎月メールで流しています。アクセスも閲覧もなかった一番下の方は名前を出して、会長に報告する時にCcで各リーダーも入れています。
表側では楽しくやりながらも、管理側は厳しくやるようにしていますね。

会長や社長も、ワークストーリーを結構見てます。
投稿もそうですし、社員の誕生日の投稿にも必ず「おめでとう」とコメントしてくれます。
今度からは僕も負けないように先にコメントしないと、と気が引き締まります。
社員のことはやっぱり社長として気になると思いますし、会社を盛り上げたいという気持ちが強いのだとと思います。

最初は嫌々やっている人でも、才能が開花していく

ー今後、どうWORKSTORYを使っていきたいですか？

コロナがなければ、もう少しイベントの投稿も出来たのになと思います。参加の出欠席も取れますし、イベントが増えてきたら使いたい機能です。
でもそうしたリアルなイベントが出来ていない分、ワークストーリーでコミュニケーションを取れていると思います。
うちの会社の社風を見ると元々コミュニケーションが取れているように思われるかもしれませんが、僕自身はコミュニケーションが苦手なのでワークストーリーがあって良かったと本気で思っています。喋ると片言になってしまいますし、文章で伝えられるのがありがたいです。これがなかったらダメだと思うほどです。

うちは今アルバイトが増えていて、アルバイトの方には面接時にWORKSTORYの説明をして、加入できるかどうかを聞いています。
安心感を持ってもらうためでもあるのですが、「面白そうですね」と言ってくれる人が多いです。
皆最初は「発信するのは苦手なんですけど…」と言うのですが、みんな開花していくんですよね。皆嫌々やっているように見えて、結構良いことを書くんです。いつも書いてくれないメンバーに「書けよ」って言って書いてもらった記事が、プレゼント企画の時に会長に選ばれたりもしました。
他の部署でも「上げてね」って言って上げてくれると結構面白い記事を書く人が多くて、そういう才能に気付けるようになりました。
機能としては、今は心理的安全性のために拍手を誰が押したか見えないようになっているのですが、それがわかるようになると普段投稿しない人が意外と拍手を押していたり、アクセス数以外の部分で分析の幅が広がって良いなと思います。

短い文でも良いので、普段地方や中国など、離れたところで働いている人の現状もワークストーリーを見たらすぐにわかるという状態になったら良いなと思います。離れたところにいる人こそ、何をしているかってなかなかわからないので。
今もそういう使い方が出来ていると思うので、このまま皆に気軽な投稿をしてもらえる場としてWORKSTORYを運用していければいいかなと思います。
実は私はもうすぐ産休に入るので、プロジェクトメンバーの役割は新しい人に引き継ぐことになっているんです。赤ちゃんが生まれたら、ワークストーリーで投稿しますね！

※インタビューの内容は取材時のものです